Адаптація у компанії: Внутрішня комунікація

внутрішня комунікація

До пів року роботи у компанії людина ще буде адаптером. Це, мабуть, найбільш нестабільний час, адже зазвичай того, хто пройшов стажування, занадто швидко випускають у «вільне плавання» і, вважаючи, що він/вона уже має усе вміти і все знати, забувають про найважливіше – потребу інтегрувати людину у роботу компанії. Саме із невдалої адаптації починаються хронічні проблеми людини у компанії: непорозуміння з колегами, брак ефективності, демотивація.

Системи адаптації нового праціника (адаптера)  

Саме на рівні адаптації починають «вилазити» не пропрацьовані аспекти у комунікації, делегуванні завдань, привиди дезінтеграції, і взагалі, людина на цьому етапі може відчувати себе нікому не потрібною і зайвою. Але ж не обов’язково все має бути так сумно! І саме тому прописую основні комунікаційні системи, необхідні, щоб перетворити юний залучений талант компанії у крутого новачка. А для цього потрібно мати налаштовані такі системи і їхні підсистеми:

  • Система внутрішнього навчання й індивідуальні плани розвитку
    • Система навчання
    • Система підвищення кваліфікації й атестації
    • Система удосконалення управління

Не лякайтеся тут слова система, яке я спеціально так часто вживаю, щоб привчити до нього свого шановного читача. Річ у тім, що система – це певний сценарій, згідно з яким дія відбувається регулярно. Тож іноді три рядочки правил і запланований час у календарі уже дають підстави називати це чи інше системою.

А зараз про кожну з них варто поговорити окремо.

Хочете покращити комунікацію у компанії? Відвідайте наш курс «Asana – ідеальна система для внутрішньої комунікації в колективі».

Система внутрішньої комунікації

Головна і найскладніша система. Начебто у всіх компаніях вона є, але зазвичай хаотична і непослідовна. Саме вона відповідає за рівень порозуміння у колективі, та й узагалі за те, наскільки якісно працівники виконують завдання. Саме через її огріхи працівники йдуть із компанії. Це вона або дозволяє зростати і масштабуватись, або змушує бізнес тупцювати на місці. Погодьтеся: не матиме значення, скільки у вас клієнтів, якщо ви не встигатимете обробляти їхні запити.

Внутрішній клієнт компанії може бути такою ж слабкою ланкою, як і клієнт зовнішній. Фактично, внутрішня комунікація у компанії – це те, як по її «жилах» протікає інформація, чи немає ніде затримок або викривлень (асиметричності), чи своєчасно і достатньо якісно відбувається її обмін.

Спробуємо розібратись із основними поняттями.

Перегляньте більш детальне відео про внутрішню комунікацію у компанії:

1. Канали комунікації. 

Як і де можуть між собою поспілкуватися працівники. Усі чати і наради, персональні випадкові і заплановані зустрічі та, звісно, телефонні дзвінки – це канали. Тільки надто часто їх є забагато (в одних із наших клієнтів, пам’ятаю, було приблизно 50 вайбер-чатів, за якими, звісно, мало хто встигав слідкувати, бо тоді не залишалося часу працювати. Згодом ми кількість каналів у цій організації скоротили до п’яти). В мене у компанії, наприклад, на 25 людей є всього два чати.

Ще одна проблема, коли керівники вважають, що усна комунікація – це добрий канал. Але насправді ВСЕ, ЧОГО НЕМАЄ НАПИСАНОГО, – ТОГО НЕМАЄ. І надмір ділової (!) комунікації в усній формі – це неефективно.

2. Швидкість каналу.

Наскільки швидко інформація поширюється між учасниками колективу. Чи немає, бува, затримок на якихось ланках.

3. Повнота і достовірність. 

Наскільки інформація відповідає дійсності і чи транслюється те, що має транслюватися. Близьке до поняття «асиметричність». Тобто чи немає викривлення інформації на різних етапах.

Як на мене, чи не найважливіше, щоб та інформація, яка буде потрібна упродовж певного часу багатьом долученим, поширювалась у письмовій формі, інакше її дуже легко змінити чи викривити на будь-якому етапі за правилами «поламаного телефону».

Зрозумійте, я не проти спілкування (нехай люди говорять на особисті теми, це природно) і не за надмірну бюрократію, а за банальну ефективність. Адже, якщо у когось із працівників виникло якесь питання, то висока ймовірність, що воно виникне ще у когось. І коли ви усно (незафіксовано) відповіли, то це, по-перше, кожен зрозуміє по-своєму, а по-друге, треба буде відповідати знову і знову. Якщо ж ви відповідь напишете і збережете у належному місці, то за потреби її можна буде перечитати коли завгодно.

Мої колеги знають, що я майже не відповідаю на запитання усно (крім, звісно, «так», «ні» й інших екстремально коротких), а кажу усім: «Пишіть!» А ще людина, яка пише питання, формулює його набагато краще, ніж у розмовній мові, а іноді, поки думає, як спитати, – сама знаходить відповідь! Крім того, ви чи хтось інший можете відповісти у зручний для себе час, не відволікаючись і не змінюючи запланованих пріоритетів. Хоча так на перший погляд і не здається, але, повірте, письмова комунікація – це шалена економія вашого часу.

системи адаптації

Запитання для керівника

  • Наскільки збалансовані зовнішня і внутрішня комунікації у вашій компанії: чи відбувається постійна робота та спілкування із усіма учасниками, зацікавленими у процесі діяльності компанії?
  • Чи звикли ви писати відповіді на питання, які виникли у когось зараз і виникатимуть потім? Чи є єдине місце, де вони зберігаються?
  • Із працівниками взаємодієте настільки ж якісно, як із клієнтами? 
  • Чи отримуєте ви правдиву інформацію про стан працівників на найнижчих ланках?
  • Чи присвячуєте (заплановуєте) час для питань працівників, які не стосуються роботи?
  • Чи є у когось із працівників прописане завдання налагоджувати внутрішню комунікацію у колективі?
  • Чи вмієте поширювати корисні чутки і плітки у своїй компанії?
  • Скільки часу ви проводите, спілкуючись із працівниками щодо неробочих питань?
  • Яка лояльність інших працівників до вас? (Оцініть від 1 до 100).
  • Як комунікуєте в умовах низької лояльності працівника?
  • Як комунікуєте в умовах високої лояльності працівника?
  • Як швидко працівник отримує відповіді на свої питання від керівництва?
  • Чи маєте систему зворотного зв’язку від працівників? І чи присвячуєте час на її аналіз?
  • Як швидко ви отримуєте відповіді на запитання?
  • Чи не залишається працівник наодинці із власними проблемами, складними запитаннями клієнтів, емоційними труднощами?
  • Скільки часу відведено на аналіз результатів?
  • Чи маєте технологію «одного кліку» для поширення внутрішньої інформації моментально всім?
  • Чи штрафуєте себе й інших за недотримання правил комунікації? Наприклад, у нас є штрафи за пересилання файлів і контактів між працівниками. Можна пересилати тільки лінки на файл, а контакти мають бути збережені у відповідному місці. 

Повторюсь: ставтесь до працівників, як до клієнтів. Подумайте, що ви пропонуєте клієнтам, але не пропонуєте працівникам? Бо направду, якщо керівництво компанії не буде готове вирішувати проблеми своїх працівників, то працівники не вирішуватимуть проблем компанії! Фактично, якщо ми не налагодимо систему допомоги і співпраці у колективі, то так ніколи і не матимемо гідних результатів.

фактори управління

Фактори вдалого управління за Google 

Лише подумайте: у списку дослідження найважливіших елементів роботи керівника (менеджера), яке проводила компанія Google за форматом «знизу-вгору» («працівники-керівники»), аналізуючи фактори вдалого управління, 7 з 9 стосуються внутрішньої комунікації! Ось загальний список дослідження, у якому те, що пов’язано з комунікацією у колективі, позначено жирним шрифтом:

  • Мій менеджер дає практичні поради, які допомагають мені підвищити продуктивність.
  • Мій менеджер не займається мікроменеджментом (тобто фокусується тільки на деталях, які варті уваги).
  • Мій менеджер уважний до мене як до людини.
  • Мій менеджер допомагає команді сфокусуватися на головних результатах.
  • Мій менеджер постійно ділиться важливою інформацією від свого безпосереднього керівника та старшого керівництва.
  • Мій менеджер конструктивно обговорював зі мною розвиток моєї кар’єри хоча б раз за останні 6 місяців.
  • Мій менеджер ставить для нашої команди чіткі цілі.
  • Мій менеджер має достатньо технічних знань (наприклад, кодування – для технічного відділу, облік – для фінансового), щоб ефективно керувати мною.
  • Я порекомендував би свого менеджера іншим гуглерам.

Налагоджуйте внутрішню комунікацію у компанії – це наріжний камінь вашого успіху як власника бізнесу і як керівника.

Уривок з книги Романа Кушніра «Б-Бізнес».

Читайте також «Робота з колективом» та наступні тематичні статті блогу.