Керівник, який намагається робити усе підряд, зрештою не встигатиме нічого. На все часу не буде. Час є тільки на найважливіше. Це ключовий принцип будь-якої ефективної людини. А якщо бракує часу? Розставте пріоритети!
Секрет – пріоритет!
Той, хто намагатиметься займатись у своїй компанії і питаннями набору людей, і відписування клієнтам, і доставки товарів, і бухгалтерією, і запуском нового продукту, і налаштуванням реклами, і дизайном, і проектуванням, самостійно виконуючи усі можливі дрібні рутинні завдання за цими ролями, – або геній (ймовірність <1%), або підприємець, який щойно почав стартап (ймовірність ≈20%), або просто неорганізований, метушливий самозайнятий, якому незручно визнавати свою неефективність (ймовірність ≈80%).
Проблема ефективних людей полягає у тому, що за що б вони не взялись, їм це зробити… вдасться. Тобто вони вміють і з клієнтами домовитись, і продукт виготовити, і лист написати, і в новій програмі/темі/процесі розібратись. Майстри на всі руки. Це і дар, і прокляття водночас. Бо якщо ти і так усе зробиш найкраще, а на абияк не погодишся, то і роботою ділитися не захочеш і мусиш… виконувати все сам.
Читайте про те, як ефективно ділити(ся) завдання(ми) у статті «Можливості делегування».
А якщо ефективній людині, наче вороні із байки, «Бог послав шматочок сиру», тобто вивільненого оптимізацією часу, то вона що зробить? Правильно! Використає його на новий проект. А це вже називається «пастка ефективності». Тобто коли людина, постійно все оптимізуючи, так ніколи і «не має часу», бо заповнює будь-яку вивільнену хвилину новими завданнями чи проектами, які мусить оптимізувати.
І тому так важко побачити себе у третій категорії «самозайнятих», адже здається, наче «постійно чимось займаюся» і «роблю це краще за інших», а це щось протилежне до поняття ефективності. То вже називається пасткою «ілюзія очевидності». І все б нічого, адже це загальнолюдські пастки, й мало хто вміє їх оминути, однак для побудови дійсно величного бізнесу ми маємо це зробити.
Це єдина можливість втекти від самозайнятості й хронічного браку часу. Пріоритет – ось слово, яке, наче нитка Аріадни, проведе вас крізь лабіринт невпинного потоку завдань, яке, повірте, було у всіх без винятку засновників великих компаній.
Основні питання на щодень, кожну годину і дію
1. Які 20% дій приносять/уть мені 80% результатів?
2. Які 20% дій створять/юють мені 80% проблем?
Це «хвости» принципу Парето або, ймовірніше, нормального розподілу Гауса. Постійне елімінування зайвих дій і вкладання часу ЛИШЕ у пріоритетні справи. Ось що робить наш час направду цінним. Випишіть відповіді на ці запитання, і ви багато що нового про себе зрозумієте.
Загалом, щоб вирішити будь-яке питання, чи це стосується розбудови бізнесу, чи вибору дієти, чи пріоритетизації щоденних завдань, слід:
1. Структурувати завдання (групувати чи навпаки розбити на складові, звести до етапів чи навпаки розділити на мінімальні неподільні задачі).
2. Розставити пріоритети (дати відповідь на запитання: «Що тут найважливіше?» і «Без чого можна обійтись?»).
3. Діяти згідно з пунктом 2 і ніяк інакше.
Для кращої роботи з вашими пріоритетами слідкуйте за нами у соцмережах Інстаграм, Фейсбук та Ютуб.
Багато хто застрягає ще на першому етапі: змішавши усе на купу, наче інгредієнти у салаті олів’є, неможливо зрозуміти, а що насправді робити далі. Розділяй (і володарюй); класифікуй; структуруй; групуй – ось невичерпний список усього того, що може допомогти нам краще зрозуміти, що робити із тим чи іншим завданням.
Наступний «затор» з’являється у тому, щоб вибрати пріоритети. Тому, хто має цілі, – легко, а тому, хто їх немає, – неможливо справитись із цим завданням. Приклад, який я звикло наводжу, звучить так: без чого хот-дог не хот-дог? Без булки і сосиски. Все решта – це бонуси до смаку. Так само й у будь-якому бізнесі, проекті, події чи конкретному завданні: слід звикнути питати себе, що головне і без чого можна обійтись, попередньо визначившись із критеріями (на основі чого я робитиму висновок?) і цілями (для чого робитиму те, що робитиму?).
Однак найбільше людей губиться на третьому пункті – ДІЇ. Бо мало виставити пріоритети, треба ще дотримуватись їх у поточному використанні часу. А це подекуди найскладніше.
Про щоденні пріоритети дивіться у Ютуб-відео:
24/7
Варто згадати, що у тижні є сім днів (або хоча б п’ять чи шість, якщо вирішуєте не займати «вихідні»), у місяці – чотири-п’ять тижнів, а у році – дванадцять місяців. І якщо кожного місяця зробити пріоритетом один проект чи справу та сфокусуватись саме на ній, то можна дуже добре удосконалити ту чи іншу ланку у своєму бізнесі.
Що означає сфокусуватись? Приділити максимально багато часу, і зробити це першочергово, зазвичай вранці, до виконання будь-яких інших рутинних завдань. Чесно визнаймо: у «поточки» час завжди доводиться «вигризати», але якщо цього не зробити, то часу на стратегічні справи у нас так ніколи і не буде. Що, зі свого боку, означає життя у постійній круговерті рутини і цейтнотів.
Для покращення ваших завдань скористайтеся порадами з онлайн-курсу «Бізнес-інкубатор: онлайн курс по систематизації для власників бізнесу».
Тижневі пріоритети
Тому починайте тиждень (або краще завершуйте минулий) із того, щоб виписати, на чому маєте фокусуватись кожного дня.
Наприклад:
Понеділок – Стратегія;
Вівторок – Колектив;
Середа – Продажі;
Четвер – Проект Б;
П’ятниця – Маркетинг/фінанси.
Тобто виписати не поточні завдання, а цілі групи питань, які будуть у вас як цього, так і наступного тижня. Ви не обов’язково повинні наступного разу розставляти «фокуси дня» у тій самій послідовності, але список повинен бути майже такий самий. Також зверніть увагу, що тут немає єдиного правила, які групи питань і в якій послідовності подавати, і так само, як їх об’єднувати – це просто повинно бути доцільно вам. Це й не означає, що цілий день ви займаєтесь тільки питаннями із написаної групи (хоч це було б ідеально, але рідко хто може це одразу втілити – рутина і поточка «розмазує» виділений час), однак першочергово приділяєте його на те, що зазначено.
Шукаєте час на постановку та дію пріоритетів? Відвідайте онлайн-курс «Ефективний керівник: курс, який вивільнятиме 2 години вашого часу щодня!»
Навіть півтори чи дві години, вкладені у те чи інше пріоритетне питання, – це цілющий еліксир для вашого майбутнього. Знаю, що зазвичай спершу навіть цей час знайти важко, однак це цілком у ваших руках, і від того, наскільки ретельно ви будете дотримуватись своїх принципів організації часу, залежить, наскільки швидко втечете від самозайнятості і наскільки великий бізнес збудуєте.
Найважливіше у цій методиці, що навіть не встигнувши щось виконати (наприклад, по проекту Б, чи по продажах, чи щось не було проговорено з колективом), у вас немає відчуття, що це ніколи не буде зроблене, адже розпочнеться новий тиждень і настане день, у якому та чи інша справа буде пріоритетом. А це дозволяє менше стресуватись і, як наслідок, вивільняти більше сил для стратегічних завдань та набагато ефективніше із ними справлятися.
Завдання на місяць
Так само визначте собі пріоритет місяця. Рекомендую визначати його на період не більший, ніж пів року (бо більше планувати зазвичай марно). Наприклад, якщо зараз червень, то це може бути на:
Липень – запуск дилера у Вінницькій області;
Серпень – проект В (розробка і прописування продукту);
Вересень – проект В (налагодження продажів продукту);
Жовтень – маркетингова політика компанії;
Листопад – запуск системи навчання;
Грудень – вихід на ринок у Польщі.
Тоді, наприклад, коли вам пропонують у липні зробити сайт, ви спокійно відмовляєте, бо знаєте, що займатиметесь цим у жовтні; а якщо вам пропонують просто прекрасну можливість вийти на ринок Узбекистану, ви спокійно відмовляєте, бо знаєте, що Узбекистан у вас запланований на дві тисячі двадцять енний рік. Одним словом, ваш бізнес живе вашими пріоритетами, а не спонтанними і метушливими спробами братись за все і не отримувати врешті нічого.
Так, це дуже дисципліноване мислення. Так, воно потребує чимало зусиль над собою, але і результат, який вас очікує, того вартує – це ефективний, системний і прописаний бізнес.
Як розставляти пріоритету у часі читайте у статтях: «Правила планування часу», «Ефективне планування часу», «Як правильно планувати свій час».
Пріоритетний план дій
1. Виписати всі групи питань, якими ви зазвичай займаєтесь: стратегічні справи і систематизація; колектив; проект Б; проект В; продажі; маркетинг; корпоративні замовники; приватні замовники; постачальники; партнери; фінанси тощо.
2. Згрупуйте їх так, щоб вам було зручно щотижня – кожен із цих пунктів закріпіть за одним із днів. І не починайте тиждень без чіткого розуміння, який день на чому маєте сфокусуватись, заплануйте це наперед.
3. Приділяйте якнайбільше часу на «пріоритет дня», але щонайменше по 1,5-2 години.
4. Пропишіть «фокуси тижня», тобто на чому маєте сконцентруватись кожного тижня місяця.
5. Пропишіть «фокуси місяця», тобто на чому маєте сконцентруватись кожного місяця року.
6. Дійте і живіть тільки згідно зі своїми пріоритетами. Це єдиний шлях досягнути величі у бізнесі. І єдина можлива перешкода на цьому шляху – це ви самі для себе. Не порушуйте своїх власних правил і принципів та отримаєте бажане якнайшвидше.
Уривок з книги Романа Кушніра «Б-Бізнес».
