Можливості делегування

делегування

Делегування – це вивільнення нашого часу на більш важливі цікаві і рентабельні проекти у житті. Окрім того, це паралельність процесів, оскільки поруч з основним процесом, яким займаємось ми, відбуваються й інші потрібні нам процеси, які не потребують нашої постійної свідомої участі. Делегування можна розділити на три типи.

1. Платне делегування

Більшість людей взагалі будуть асоціювати делегування тільки з тим, за що вони комусь платять гроші. Втім, це надто вузький підхід. Окрім того, більшість людей платять гроші іншим, намагаючись приховати власну неефективність. Наприклад, керівник невеликої компанії наймає секретаря не тому, що потребує часу на розробку стратегії, а тому, що не вміє чи не любить виконувати певний тип рутинних завдань. Або мама наймає няню для своєї дитини, щоб «відпочити», тобто намагається приховати власну неефективність у взаєминах зі своєю дитиною. Зауважте в обох випадках людина наймала когось не щоб вивільнити свій час для чогось, а для того, щоб втекти від чогось.

Якщо хочете направду бути ефективними і вміло використовувати делегування – пам’ятайте: делегувати можна тільки ту роботу, яку ви самі навчились виконувати бездоганно! Це, звісно, не означає, що директор підприємства має бути вмілим прибиральником чи фасувальником, а лише те, що його і така робота не має «навантажувати», якщо б йому довелося її робити. Тобто повторюсь ще раз: віддавайте іншим тільки ту частину своєї роботи, яку б і ви самі робили залюбки.

Читайте також тематичні статті: «Як виконувати кілька процесів одночасно» та «Правила паралельності виконання завдань».

Часто ж натомість виходить – наче у приказці – «на тобі, небоже, що мені не гоже» – людина, не даючи собі сама ради, віддає цю роботу комусь, залишаючи за собою функцію контролю – а це нонсенс. Перед тим, як делегувати будь-який процес, задумайтесь, чи достатньо він оптимізований, тобто чи немає у ньому зайвих витрат часу, чи достатньо продумана система і послідовність дій, чи буде все зрозуміло у цьому процесі.

З іншого боку, тільки-но ви належно оптимізували процес і, що найголовніше, знаєте, куди вкладете вивільнений час – то одразу потрібно знаходити собі помічника і, не гаючи ані хвилини, вчити його виконувати певну частину завдань за вас. При цьому зауважте, що навіть якщо ви працюєте як найманий працівник і вам ніхто не оплачуватиме асистента – то оплатіть його собі самі! Якщо ви справді ефективні, то це обов’язково піде на користь, і ваш асистент вивільнить вам купу часу. Навіть більше, з часом компанія, побачивши свої переваги через ріст продуктивності вашої роботи, і сама оплачуватиме вам послуги цієї людини.

А ще пам’ятайте, що довше ви виконуєте ту роботу, яку з такою самою ефективністю зараз чи в майбутньому міг би виконувати хтось за вас, то більше свого часу ви марнуєте.

Перегляньте відео-ролик про лідерство та делегування:

2. Технічне делегування

Це автоматизація процесів. Ясна річ, на виробничих підприємствах розробка і втілення певного процесу відбувається в деталях, і використання відповідних конвеєрів, роботів-маніпуляторів чи промислових комп’ютерів є обов’язковою вимогою. Втім, у цьому пункті все-таки хочу наголосити на побутовому делегуванні. Якщо є така частина роботи, яку може виконати за вас комп’ютер, то нехай саме він цим і займеться.

Наприклад, ви часто робите прорахунок вартості послуги для клієнта – розробіть калькулятор, який можна було б помістити на сайт і у який сам клієнт увів би всі дані, отримав відповідь, автоматично його запит (без контактів, звісно) пішов би на прорахунок виробнику – ви долучилися до процесу тільки в тому, що один раз запрограмували технологію отримання даних від клієнта і проконтролювали своєчасність виконання замовлення, «делегувавши» більшу частину роботи веб-сайту.

Можна розуміти технічне делегування і в інший спосіб – ви час від часу друкуєте якісь рекламні проспекти, фотографії чи роздатковий матеріал і досі ходите до найближчого центру друку – придбайте принтер, і хай він друкує матеріали, поки ви займатиметесь іншою корисною діяльністю.

Конструктивно справлятися із різними завданнями вам допоможе наш курс: «Google-таблиці і Google-форми: інструменти необхідні кожному на щодень».

Точно знаю, що автоматизувати можна будь-який процес, тобто зробити його самоздійснюваним, таким, що виконується з щонайменшою кількістю ланок. Ба більше, чи не перше, що я роблю, приходячи консультувати якийсь бізнес, – питаю, що займає найбільше вашого часу і як зробити так, щоб воно відбувалося без вашої участі?

Ніколи не шкодуйте часу й уваги для завдання, яке робитиметься раз, але в майбутньому вивільнить для вас значну кількість часу. Краще один раз проробити фундаментальну роботу і потім користати з її плодів, аніж постійно вкладати дрібні одиниці часу, втрачаючи у ефективності.

Все, що за вас можуть зробити прилади і техніка, – мають робити прилади і техніка: пральна машина має прати, посудомийна машина – мити, автомобіль – вас возити.

Тільки так само, як і у платному делегуванні – маєте чітко знати, на що піде час, вивільнений у такий спосіб. Бо брати у кредит пральну і посудомийну машину, щоб довше подивитися телевізор – це справжнє безглуздя, це те саме, що найняти асистента, щоб можна було більше часу бавитися в Зуму чи сидіти у соціальних мережах. Однак, на жаль, багато хто робить і так.

глобальне делегування

3. Глобальне делегування

Це використання знань, вмінь чи зв’язків інших людей. Шукаємо ми, до прикладу, квартиру, фортепіано, путівку на відпочинок чи репетитора з мови хінді – можна самому довго копирсатися у нетрях інтернету, дзвонити на усі можливі телефони і врешті, стомившись, знайти когось чи щось потрібне.

А можна запитати себе: хто вже зараз знає те, що хочу знати я? – і звернутись саме до такої людини. А є ще кращий варіант – за допомогою автоматизованої розсилки звернутися до всіх своїх знайомих і не тільки знайомих із проханням допомогти у відповідному пошуку. До того ж врахуйте – краще звертатися саме до тих, кого ви знаєте менше, бо, згідно
з теорією «слабких взаємозв’язків», далекі знайомі можуть швидше знайти потрібну нам інформацію, оскільки перебувають у інших середовищах, аніж ми і наші найближчі друзі.

Тому ніколи не соромтеся звертатися до малознайомих людей з проханням допомогти у побутових, але важливих для вас справах – люди взагалі люблять допомагати, а якщо їх про це попросити – то й поготів. Зрештою, якщо вони мають потрібну вам інформацію, то їм не буде важко чи шкода нею поділитися.

Мало того, використовуючи сучасні технології, достатньо просто написати відповідний статус у соціальній мережі чи зробити автоматичне розсилання смс-ок або емейлів з чітким запитом, щоб до вас почали стікатися потоки корисної інформації від тих людей, від яких ви, можливо, зовсім цього не чекали.

Чи ви максимально користуєтеся компетенцією в якихось питаннях своїх друзів, батьків, родичів і знайомих? Є такі люди, що, навіть не маючи власного бізнесу, умудряються так завантажити роботою інших, що їхня діяльність стає схожою на велике промислове підприємство.

Для кращої організації робочих процесів пройдіть наш онлайн-курс «Бізнес-інкубатор: онлайн курс по систематизації для власників бізнесу».

Єдина вимога до «глобального делегування» – людина вже повинна володіти тією інформацією чи знаннями, про які ви просите, а не шукати чи освоювати їх спеціально для вас.

А подумайте лишень – скільки часу вивільнить вам один дзвінок знайомому дизайнерові щодо пошуку друкарні чи
другові за кордоном щодо пошуку житла в тій країні, або масове розсилання повідомлень всім у пошуках доброго стоматолога чи викладача гри на фортепіано. Ніколи не нехтуйте можливістю скористатися допомогою інших людей – вам буде корисно, людям – приємно. Та пам’ятайте і будьте готові, що з такими самими проханнями час від часу звертатимуться і до вас.

Уривок з книги Романа Кушніра «Дій».

Поділитися на facebook
Facebook
Поділитися на twitter
Twitter
Поділитися на linkedin
LinkedIn