Ефективне планування часу

ефективне планування

Основні чотири пункти про ваш час (фіксація дат, систематизація дня, поділ та виконання завдань) зі статті «Правила планування часу» мають стати своєрідним фундаментом плану для людини, яка прагне досягти успіху. Однак, окрім них, варто пам’ятати про деякі менші, але теж важливі «секрети» досягнень.

Тайм-менеджмент на кожен день

1. Не плануйте більше 60% свого часу.
Повністю розпланований день – хвилина у хвилину неймовірно «тисне» на людину і створює їй відчуття залежності. Таке враження, що хтось узурпував владу над нами, хай навіть це наш рідний щоденник, написаний нашою ж рукою. Тобто у цілком розпланованого дня мають бути 40% пробілів, таких собі «буферних зон», які можна заповнити важливими і в той же час нетерміновими справами.

2. Не плануйте час за 30 хв. до зустрічі і 30 хв. після неї.
Зазвичай, якщо розпланувати собі цілий день на зустрічі і не дати собі відповідного часу на підготовку до них, то в якусь мить усе може полетіти шкереберть. Адже спізнення на першу зустріч потягне за собою неякісне спілкування, а отже, вплине і на всі подальші зустрічі. Тож відведіть собі запасних 15–30 хв. залежно від того, як довго вам добиратися до призначеного місця. Перша тридцятихвилинка – це час на розмірковування і на те, щоб прийти вчасно, а друга – щоб затриматись зі співрозмовником, з яким може виявитися багато спільних тем.

Будьте ефективним завжди – долучайтеся до Клубу ресурсних особистостей!

3. Почніть свій день з фундаментальних питань.
У фінансовій грамотності є правило – спершу заплати собі. У тайм-менеджменті воно теж проявляється, насамперед у тому, щоб вкласти свій ранок у стратегічні довготермінові справи, заплатити собі майбутньому/ій. Бо і справді, якщо не почати приділяти час найважливішим питанням зранку, то цілком можливо, що до кінця дня часу на них теж не буде, тож вклади у стратегію, сім’ю, розвиток, тіло варто зробити якомога раніше. Спершу буде важко, та потім ви відчуєте безперечні переваги від такого підходу – вивільнення енергії, більше досягнень і наповненість життя сенсом.

Рекомендую всі завдання виписувати собі ще звечора. Наприклад, ви заготували повідомлення працівникам, клієнтам і контрагентам – вранці лише розіслали його, після того перевірили, чи немає у вас «жаб» (детальніше − у статті «Правила планування часу»), які відволікатимуть від важливого (якщо є, то швидко розправились з найдокучливішою з них) і перейшли до вирішення фундаментальних питань – вкладу у власне майбутнє.

Для ефективнішого використання часу скористайтеся підказками з відео:

4. Випишіть всі можливі справи на «вільний» час.
Якщо тільки 60% часу має бути розпланованим, то це не означає, що решту 40% ми маємо бити байдики. Зовсім ні. Просто для цього часу у нас мають бути виписані справи, які можна зробити коли завгодно, але без прив’язування до конкретної дати, такий собі check-list усього, що треба буде зробити, наприклад, на цілий тиждень. Невиконані ж завдання не варто переписувати з дня на день, краще формувати їх в одному списку на початку місяця чи тижня і викреслювати в міру виконання. Інколи я ще кажу: не домішуйте у планування «дохлятину»  тобто ті справи, які точно робити не будете, але не готові собі у цьому зізнатись. Може, трохи категорично, зате наочно, бо зовсім не мотивує у своєму списку постійно бачити щось таке, що постійно тягнеться і тягнеться, та не виконується.

5. Не плануйте планування.
«Я собі запланую запланувати свій місяць (поставити собі завдання) тоді-то….» – не дозволяйте собі так думати, адже час на виконання завдання має бути більший, ніж час на його планування. Тільки тоді буде якийсь економічний ефект або ж користь від самого планування. Окрім того, бажання планувати планування ставить його в один ряд з іншими завданнями, хоч насправді цей процес подекуди навіть важливіший за саме виконання, оскільки закладає підвалини всіх інших справ і процесів.

6. Використовуйте емоційні цикли дня.
Кажуть, хто рано встає, тому Бог дає – це не просто гарна приказка, це ще й чудовий принцип тайм-менеджменту, адже людина, яка встає вранці, встигає набагато більше, і завдяки тому, що має годину-другу додатково (поки інші ще сплять), і завдяки побічному ефекту – виховання самодисципліни і вміння домовлятися з собою. Окрім того, є ще певна біологічна перевага: вранці наша свідомість свіжа, чиста від досвіду і нашарувань попереднього прожитого дня, а отже, якість наших рішень краща, рафінована, а отже, і більш продуктивна. Людині легше даються логічні і раціональні, особливо довготермінові рішення на початку дня, а емоційні – у другій його половині. Без планування,
зазвичай, все виходить навпаки.

щоденник

Щоденник планування

У нашому щоденному плануванні багато допомагає якісне ведення щоденника, бо, як кажуть, все, чого немає на папері, того взагалі немає. Тож якщо ви ще не маєте такого паперового друга, то рекомендую якнайшвидше його завести – це дозволить вам систематизувати свій день і візуалізувати те, від чого можете відштовхуватись впродовж доби. А для тих, хто давно користується щоденником, теж, гадаю, будуть цікавими такі рекомендації:

1. Щоденник – це не блокнот!
Тож не записуйте туди все підряд. Бізнес-ідеї, розумні цитати мають мати окреме місце і бути виписані так, щоб їх було зручно переглядати. Те саме стосується конспектів з тренінгів та іншого навчання. А у щоденнику треба фіксувати лише цілі, плани і контактні дані.

2. Щоденник має мати вказані дні і бути розграфленим погодинно.
Краще візуалізувати собі конкретний день – коли ми бачимо його структуру наочно і можемо виділяти відповідні години. Зафіксовані дати дають людині змогу краще відчувати час, який минув. Навіть якщо на перших порах від незвички у вас не буде так багато справ до вписування у щоденник – все одно на один прожитий день має бути виділена одна сторінка щоденника – це дає розуміння того, що кожен наш день є таким самим, як інші, хай яким насиченим він був.

3. Щоденник треба вести власноруч на папері.
Звісно, хто звик планувати за допомогою електронних органайзерів, нехай продовжує це робити у звичний для себе спосіб, однак планувальникам-початківцям таки краще починати з паперового планування. Написане власноруч створює для нашого мозку ефект впізнаваності: а отже, і людина охочіше братиме добровільно написані собі завдання. У друкованих записах такого ефекту не буде.

Якщо ви прихильник онлайн-планувань, вам підійде онлайн-курс «Google-таблиці і Google-форми: інструменти необхідні кожному на щодень».

4. Варто викреслювати виконані пункти.
Ми любимо, щоб нашу роботу було видно, тому, коли викреслювати чи замальовувати або бодай ставити галочки навпроти виконаних завдань, потрохи виникає приємне відчуття виконаного обов’язку і з’являється «друге дихання». Інколи можна навіть добавляти деякі фальш-пункти: тобто щось таке, що можна дуже просто виконати (наприклад, порядок на столі або телефонний дзвінок близькій людині), щоб, викресливши їх, створити собі ілюзію вдалого початку й, отримавши таке прискорення, почати виконувати пункт за пунктом.

5. Кожен період у щоденнику має бути запланований до того, як розпочнеться.
Тобто місяць має бути запланований до першого числа, а тиждень – до понеділка. Пам’ятайте, що кожного дня, місяця чи тижня, які ви провели без власного плану, ви були частиною плану інших людей, прожили його, досягаючи цілей інших. Вас це влаштовує?

6. Використовуйте систему піктограм.
Наш мозок набагато краще реагує на зображення, аніж на текст, тому якісь свої найтиповіші завдання краще зображати у вигляді простих картинок. Це уможливлює і кращу візуалізацію, а отже, дає змогу згодом групувати завдання. Окрім того це заощаджує час, що потрібний на написання. Наприклад, зустрічі я позначаю «↑», фінансові операції «↔», або «→» оплату і «←» надходження грошей, ○ – телефонний дзвінок, @ – написання листа, W – пошук в інтернеті, □ – видрук матеріалів тощо. Розробіть свою систему піктограм – зрозумілу і просту у використанні, і ваш щоденник допомагатиме вам працювати зі щоденними завданнями.

І хоч органайзер зазвичай суттєво допомагає систематизувати свій час і його потрібно почати вести якнайшвидше, та, як це буває і з іншими корисними засобами – він може почати заважати, викликати залежність, якщо зробити з нього культ. Тому для тих, хто звик не розлучатись зі своїм щоденником, гадаю, буде корисно певний час (тиждень чи навіть місяць), особливо дуже завантажений, походити без нього. І відкрити новий рівень якісної присутності у своєму житті.

Уривок з книги Романа Кушніра «Дій»

Ближче познайомитися з автором статті можна у соціальних мережах: Тік Ток, Інстаграм, Фейсбук та Ютуб.

Поділитися на facebook
Facebook
Поділитися на twitter
Twitter
Поділитися на linkedin
LinkedIn