Насамперед: у структурі тайм-менеджменту значення планування зазвичай переоцінюють. Для багатьох тайм-менеджмент узагалі є аналогом планування. Хоча насправді тайм-менеджмент – це повноцінна система життя у власне задоволення, і планування у ньому – всього лиш один із багатьох інструментів. Та вже як плануєте, користуйтеся лайфхаками нижче.
1. Фіксуйте дату і час
Складіть список своїх справ і подивіться, чи нема там, бува, зустрічей, чи яких-небудь інших справ, які можна було б чітко запланувати. Наприклад, ви призначаєте зустріч о 16:10 у середу; а одяг із хімчистки плануєте забрати у вівторок з 16:45 до 17:30. Зафіксувавши перші дати, ви маєте від чого відштовхуватись. Тобто дорогою до хімчистки можна ще заїхати до партнерів, які неподалік, аби погодити новий контракт на закупівлю канцтоварів, а також зайти у магазин у тому самому торговому центрі, щоб придбати подарунок для колеги з роботи. Зафіксувавши одну дату, ми, відштовхуючись від неї, можемо запланувати собі цілих пів дня – до того ж на справи, які давно потребували нашої участі.
У кожної людини є так званий голод за структурою (за Еріком Берном), тобто внутрішня потреба зробити так, щоб всі події довкола нас підпорядковувались певній послідовності. Ми хочемо знати, що за чим, аби зробити навколишній світ прогнозованим і підконтрольним собі. А фіксування дат і часу дає чудову можливість це зробити – задовольнити підсвідоме бажання, заодно поєднавши його з ростом ефективності.
Якщо ви хочете, щоб ваш час поважали інші, то поважайте свій час першими, а також поважайте час інших людей – кажіть «ні», якщо ви знаєте, що співпраці не буде, а не зволікайте місяць, не знаючи, як правильно відмовити, або погоджуйтесь і одразу фіксуйте час. Фіксування дат може стати точкою опори, своєрідним стержнем, відштовхуючись від якого, можна впевнено робити нові звершення і підлаштовувати під себе час інших людей.
Цікаву інформацію про навчання Всесвіту ви знайдете у статті «Які уроки дає нам Всесвіт».
Згодом ви помічатимете неймовірні закономірності: плануватимете у своєму щоденнику зустріч з людиною, записуючи її без жодного попереднього погодження, а згодом та ж людина телефонуватиме вам і домовлятиметься на ту годину, на котру ви вже «їй призначили». Це я називаю глобальною всесвітньою системою планування. Повірте, вона існує, і ви одразу зможете нею користуватися як найкращим комп’ютерним органайзером.
2. Систематизуйте свій день
Людині набагато простіше живеться, коли вона знає послідовність: що за чим буде відбуватися. Тож коли її день має певну технологічність або послідовність, то у такий спосіб вона заощаджує чимало часу у своєму житті, який би був згаяний на постійний сумнів і на вибір. Фактично, це те саме, про що ми говорили у попередньому пункті, тільки він стосувався одноразових, або несистемних завдань, а у цьому ми обговорюватимемо ті справи, які виконуємо щоденно.
Отже, якщо ви щодня зустрічаєтесь із клієнтами, працюєте з базою даних, проводите телефонні розмови з партнерами з інших міст, то набагато краще буде робити все це завжди (або зазвичай) у певний визначений період часу. Наприклад, від 8 до 10 години дня ви займаєтесь стратегічними бізнес-планами і проектами, від 10 до 11 – зустрічаєтесь з керівниками різних відділів, до 12 години обдзвонюєте партнерів у інших містах чи за кордоном, далі за планом у вас час на рутинні, звичні справи й обід, а від 16 до 18 зустрічаєтесь (їздите чи запрошуєте до себе) ключових клієнтів. Маючи таку структуру часу, ви можете бути певні в тому, що встигатимете більше, бо жодного дня вас не смикатимуть і не відволікатимуть. І стосується це кожної людини незалежно від того, яку посаду вона займає.
Доєднуйтеся до Телеграм-каналу з історіями і притчами – цей час буде корисним й ефективним на всі 200!
3. Великі та важливі завдання розділяйте на дрібні
Можна пройти і всі 40 075 км екватором, але тільки тоді, коли щодня проходити якусь відстань, бо подорожі навіть у 1000 миль починаються з першого кроку; можна самому збудувати будинок, але якщо щоденно складати цеглину до цеглини; можна створити свою «Анну Кареніну», якщо писати бодай одну сторінку на день; можна самому помити посуд після цілого весілля, почавши мити горнятко за горнятком… Будь-що можна зробити легко і без зайвих труднощів, якщо працювати над цим регулярно і послідовно, пам’ятаючи про те, що швидко – це повільно, але постійно. І це буде набагато краще, аніж, відкладаючи, робити все одразу в останню мить.
Не виправдовуйтеся тим, що є різні обставини. Це ваше життя і ваші обставини. То зробіть обставини свого життя зручними для себе. І не кажіть, що то не реально. У кожного з нас своя реальність. Зробіть лише так, щоб для вас це стало реальним, й одразу пожинатимете соковиті і смачні плоди успіху й радості у житті.
Час до часу варто застановитися про швидкість нашого життя. Подивіться відео з нашого Ютуб-каналу на цю тему:
4. Першим виконуйте неприємне завдання
«Вранці натщесерце з’їж велику чорну жабу і більше нічого гіршого з тобою в цей не відбудеться», – каже іспанське прислів’я. Спробуйте застосовувати його у щоденній діяльності. Жаба хоч маленька, проте неприємна. Як і телефонний дзвінок клієнтові, якому ми затримуємо вантаж; чи дзвінок близькій людині з інформацією про те, що довгоочікувана поїздка скасована; або якийсь лист, який дуже треба написати
людині, яка нам не дуже приємна; чи прибирання, яке нам ну дуже не хочеться робити.
У нашому переліку завжди є справи, які самі по собі наче не складні, але ми б воліли їх відкласти на потім, розуміючи, що зробити їх таки буде потрібно. Так от: саме їх потрібно зробити першими!
Проблема відкладання такої неприємної, але необхідної справи у тому, що над нею дуже довго думали, зволікали до останнього, а отже, втрачались сили, які можна було використати більш ефективно. Саме оте постійне зволікання і виснажує людину. Тож на початку дня спитайте себе, що вам найбільше робити не хочеться, і зробіть саме це! Не можна весь час утікати від себе і відкладати те, що все одно має бути виконано.
Більше про планування і не тільки – на нашому онлайн-курсі «Тайм-менеджмент: навчись встигати все!»
З іншого боку, якщо отих «жаб» – дрібних і неприємних завдань – назбиралося дуже вже багато, то є два способи покінчити з ними: (1) призначити собі на день чи два «жабну дієту» і займатися тільки «підганянням жаб’ячих хвостів» і «поїданням жаб» – звучить неприємно, але що поробиш – щоб відкриватись для нових можливостей, маємо вирішити старі проблеми, або (2) поїхати на безлюдний острів (іншу країну, дачу без мобільного зв’язку), і ці питання вирішаться самі собою, а ви приїдете за кілька тижнів цілком новою людиною, хоча, ймовірно, вже звільненою з попередньої роботи.
Вибір, як завжди, за вами, тільки його таки потрібно зробити якнайшвидше і, звісно, взяти за нього особисту відповідальність.
Уривок з книги Романа Кушніра «Дій».
