Ключові показники ефективності

зарплата

У цьому матеріалі ми розглянемо велике і магічне, містичне і чудотворне КРІ (key performance indicators). Той елемент бізнесу, який, наче чарівна паличка, перетворює неефективних середньостатистичних працівників у висококласних і рентабельних для компанії професіоналів. І це не просто слова – КРІ здатен це зробити, оскільки пов’язує реальні результати праці людини з її оплатою і дозволяє, наче справжній важіль, скеровувати зусилля у ту сферу, яка найбільш важлива для компанії.

KPI vs «Зарплата»

Із KPI ви можете забути про «ставки», «оклади» і «зарплати» – у компаніях майбутнього потрібні ефективні учасники колективу, а не люди минулого, які звикли «приходити на роботу» і за «щось» отримувати оплату. Коли у моїй компанії чи на якомусь із проектів виникає питання з ефективністю, то насамперед я дивлюся на КРІ і «підкручую» саме їх. Можу стверджувати, що якщо якесь завдання не зв’язане з системою КРІ, то воно виконуватися не буде або буде, але дуже погано. Окрім того, КРІ – це чудовий спосіб не витрачати гроші марно, адже працівники, які працюють по правильних KPI, ніколи не стануть пасивами для компанії, бо єдине, чим вони займаються, – це розкручують маховик її зростання! А це є перевагою як для компанії, так і для самого працівника – він може бути впевнений, що його ефективна праця завжди потрібна і належно винагороджена.

Звісно, маю уточнити, що «правильні» КРІ не так просто прописати, адже для цього слід мати добре прописаний бізнес, розуміти, за що саме ми хочемо винагородити працівника, і водночас не забути спитати думку самого виконавця. Окрім того, ще слід врахувати тенденції на ринку. Направду дієвий КРІ рідко коли вдається встановити з першого разу: то з ним не погоджується працівник, то він не вигідний компанії, то у нього хибні пропорції, то він не враховує якусь важливу частину завдань.., але пробувати варто.

Найбільшим демотивуючим фактором у роботі будь-якого учасника колективу є те, що він/вона не розуміє, за що отримує гроші! А це насправді відбувається у кожній другій компанії. І якщо на світанку розвитку бізнесу він тримається на ентузіазмі колективу, то, коли бізнес починає зростати, без чіткої системи винагороди уже не обійтись. І варто пам’ятати про асиметрію знань і розумінь – те, що знає керівник, може цілком відрізнятися від того, що знає працівник. Керівник, наприклад, знає, що якщо на цій посаді працівник викладеться і здобуде такий-то результат, то він виплатить настільки-то більшу зарплату або запропонує таку-то посаду, однак зовсім не факт, що це знає працівник, а якщо й знає, то чи розуміє, а якщо й розуміє, то чи відчуває, а якщо й відчуває, то чи довіряє?

Людина – складна істота і без чітких внутрішніх відповідей на непоставлені й часто неусвідомлені запитання не виконуватиме свою роботу належно. А без чіткого розуміння, звідки беруться її «кровні» оплати, людина виконує казна-які завдання й абияк і, окрім того, ще й демотивується у процесі. Хочете мати ефективну компанію – мусите викорінити таку практику, і найкращим інструментом будуть саме чіткі і зрозумілі КРІ.

Також я наполегливо рекомендую керівникам і власникам покращувати навички спілкування і порозуміння. Річ у тім, що часто керівники живуть у дуже обмеженій парадигмі «Я йому плачу гроші, то він має мене слухатись», однак це дуже хибний підхід. Насправді хороший керівник – вмілий комунікатор, який розуміє потреби людей, не тільки ті, що ззовні, але і ті, що вглибині, приховані, невисловлені. Часто буває і таке, що у керівника сильна сторона – прописування моделі бізнесу (про фінансову модель бізнесу читайте на нашому блозі ТУТ), й він не дуже-то намагається займатись інтеграцією колективу; як наслідок, йому доводиться працювати і заробляти «на всіх», а ще за цих умов мати бирку «холодного і вічно незадоволеного». Окрім того, засновники чи власники компаній – це дуже часто творчі особистості, і їм набагато важливіші ідеї, аніж люди, і, як наслідок, вміння комунікувати у них шкутильгає, так само, як у більшості людей навколо. Одним словом: вміння спілкуватись і знаходити порозуміння ще ніколи не було зайвим, це такий різновид мистецтва, якому не можна навчитись, а лише освоїти його на новому рівні.

У Школі SPE ви маєте можливість навчитися прописувати KPI на заняттях «Бізнес-інкубатора».  Випускники цього тримісячного курсу потім можуть відвідувати заняття «Бізнес-акселератора», де учасники діляться один з одним своїм досвідом та напрацюваннями ведення бізнесу!

ефективність працівника

KPI – це…

  • КРІ – це орієнтир для працівників, який показує, що насправді цінується у компанії.
  • КРІ – по кожній посаді має бути прописано не надто багато – не більше 3-6 показників, бо що їх більше, то важче зрозуміти, чим хто має займатись.
  • KPI – повинен бути прописаний по КОЖНІЙ посаді, включно з такими «творчими», як дизайнер, маркетолог, архітектор чи HR.
  • КРІ – це єдиний спосіб оплати працівникам на аутсорсі, які виконують роботу дистанційно чи просто мають вільний графік.
  • КРІ – це єдиний спосіб пов’язати щоденні дії працівника з глобальними цілями компанії.
  • КРІ – можуть рахуватися погодинно чи без зв’язку з кінцевими результатами, якщо мова йде про менш кваліфіковану роботу, яка чітко контролюється згідно з певною лункою (наприклад, праця інтерв’юера). Можливо, вам більш звичне слово «воронка», хоча українською мало б узагалі звучати «вирва». Однак я звикло послуговуюсь «лункою», тобто циліндричною формою, десь такою, у яку має попасти м’яч гольфіста.
  • КРІ – це чудовий спосіб матеріально мотивувати свій колектив.
  • КРІ – це не лише мотивація (як робити варто), але і стимулювання (чого робити не слід). Все це описується як додатний чи від’ємний КРІ.
  • КРІ (правильне) – дозволяє вам радіти, коли у працівника цього місяця виявляється «захмарна» зарплата, адже ви знаєте, що він/вона більше доклали зусиль для загального зростання компанії.
  • КРІ – це єдина причина підвищувати оплату праці. Працівник став ефективніший, аніж був, і одразу має це відчути через рівень оплат. Підвищування оплат через «вислугу років», «минулі здобутки», «бо випросили», «бо погрожували піти», «через збільшення оплат на ринку праці» чи інші так звані «управлінські борги» залиште для неефективних компаній, які поволі зійдуть із бізнес-арени.
  • КРІ – повинні бути вирахувані так, щоб працівник міг повністю взяти на себе відповідальність за їхнє досягнення. Спробуйте спитати себе: якби по цій посаді проводили чемпіонат на визначення кращого адміністратора/провізора/техніка/дизайнера, що брали би до уваги? Поєднайте це з цінностями компанії і матимете КРІ по посаді.
  • КРІ – не існує ідеальних, важливо знайти ті, які придатні для вашої компанії на поточний момент.
  • КРІ – це важіль, яким ви впливаєте на результати свого колективу.

Не скажу, що це дуже легко, але прописувати КРІ слід, прив’язуючи його до раніше прописаних завдань, які, зі свого боку, формуються на основі організаційної структури компанії і які за цих умов завдяки бізнес-процесам з’єднують колектив горизонтально (відчуваєте, що у бізнесі все повинно працювати, як єдиний механізм?). Водночас я ще й визначаю основну роль керівника як career advisor – тобто «радника з кар’єрних питань для своїх працівників». Якщо керівник правильно вказує шлях, колектив рухається швидко і злагоджено, а КРІ – це штурвал (кермо), який (яке) задає напрямок руху.

Основні завдання працівника насправді записані не у посадовій інструкції, а у КРІ. Чому? Бо людина робить те, за що отримує винагороду. Це дуже простий принцип, описаний ще Маслоу, але він настільки елементарний, що ним часто нехтують. То виконання яких завдань є найважливішим на цій чи іншій посаді? Чим працівник на цій посаді цінний вашій компанії? До основних завдань варто відносити результуючі – ті, які приводять до створення доданої вартості у компанії (більше клієнтів, вища дохідність, вищий середній чек і т.д.).

Уявіть собі, що ви з колективом вийшли на збір грибів у лісі, КРІ – це оте єдине місце, де є вага і де зважують гриби, конвертуючи їх для працівника у моментальні оплати. Тобто хто завгодно, будь-де і скільки завгодно може бродити, але оцінюються тільки принесені у конкретне місце гриби (згідно з чек-листом «гриб»), відповідно до зважених результатів.

Як прописати KPI?

КРІ повинні бути вимірними: мати відносний, числовий, датований чи обмежувальний характер. Тому врахуйте під час видачі завдання, як ви визначатимете показники їхнього виконання! Багато кого стримує від переходу на систему КРІ саме нерозуміння того, як легко рахувати той чи інший показник. Зважте, що КРІ змінюються залежно від потреб та цілей вашого бізнесу, хоча не варто це робити надто часто. Встановлюйте темп, правила, шлях та ціль. Тоді ваша команда розумітиме, як, завдяки чому, куди та чому ВИ УСІ рухаєтесь!

Більшість працівників хоче працювати в умовах відносної визначеності: розуміти системні базові вимоги до роботи та мати можливість впливати на хід свого робочого дня. Система роботи з КРІ, безсумнівно, вирішує такий глобальний запит ринку праці. Окрім того, щоб запустити систему, сам працівник має визначати КРІ як:

  • Зрозумілі.
  • Справедливі.
  • Такі, що дають йому переваги.
  • Кращі за минулу систему.
  • Прості під час розрахунку.

Насправді ця тема має безліч нюансів, які стосуються специфіки бізнесу, його масштабів і навіть віку працівників, тому найкращий спосіб створити хорошу систему оплати праці по КРІ – це тестувати різні підходи тривало і ретельно. Загальні шаблони я можу вам надіслати після вашого запиту на пошту roman@spe.org.ua.

У цьому матеріалі рекомендую порядок дій, які вам слід зараз зробити практично, щоб почати прописувати КРІ. Отже:

Виберіть посаду, по якій прописуватимете КРІ.

  1. Випишіть біля неї 3-5 основних завдань (так, як ми писали у минулому розділі).
  2. Поставте біля кожного з цих завдань масову частку його важливості, так, щоб разом сума усіх часток була 100%, – саме у такій пропорції ви тепер оцінюватимете оплату праці.
  3. Визначте по кожному завданню найменшу неподільну частку, кількість «чогось» – вироблених одиниць продукції, відправок, постів, навчальних годин, згенерованого тексту, закритих вакансій, проведених заходів тощо. На цьому етапі слід добре подумати, що будете оцінювати, адже двох однакових показників навіть у двох схожих посадах і компаніях немає.
  4. Визначте вартість кожної «неподільної одиниці» – від декількох копійок до тисяч гривень.
  5. Встановіть норматив для контролю якості, це може бути певний чек-лист перевірки завдання, чи зворотний зв’язок від клієнта, чи певний допуск, точність, вчасність.
  6. Встановіть пропорції за виконання кращої якості і більшої кількості властивих дій, а також покарання (за необхідності) за недостатню якість і кількість.
  7. Перевірте, чи легко ці показники рахувати і контролювати.
  8. Перевірте, чи працівник, користуючись цією системою, отримував би стільки, скільки отримує зараз, бажано навіть більше.
  9. Озвучте КРІ конкретному виконавцю і проговоріть із ним усі можливі деталі, розкажіть про переваги цієї системи та про причини переходу до неї, поясніть можливості зростання і зручність. Жодне запитання працівника, навіть не озвучене, не повинно залишитися без відповіді!

Посада: _________________

ЗавданняМасова частка в оплатіНеподільна частка (НЧ)Вартість  НЧНормативОплата праці
АBCDEF
1.D1E1=E1*D1
2.D2E2=E2*D2
3.D3E2=E3*D3
4.D4E2=E4*D4
100%

Якщо кіт хоче зловити рибу, то йому безглуздо мітингувати, щоб риби розучилися плавати і вилізли на берег, – йому залишається тільки полюбити воду і навчитися плавати! Якщо працівник хоче більшу оплату, він має мати чесну, дієву, дуже зрозумілу і зручну систему отримання бажаного. В ідеалі КРІ не повинні передбачати стелі зростання – кожен, хто навчиться більш ефективно справлятись із тим чи іншим завданням, має претендувати на який завгодно рівень оплат. Слід тільки мотивувати себе ставати більш ефективними й щоразу краще і швидше справлятися зі своїми завданнями, а це уже, погодьтеся, на відповідальності кожного конкретного працівника. З іншого боку, і компанія не повинна ставити захмарні чи нереальні для виконання показники.

Часто система КРІ має противників серед працівників, бо їм нарешті доведеться стикнутися з розумінням свого реального вкладу в роботу компанії, і формат «я так багато працюю й стільки всього роблю» вже не зможе стати тою ширмою, за якою ховається неефективність. А ще й керівники різних рівнів мають свої упередження насамперед тому, що КРІ доводиться дуже детально продумувати, адже це високоточний інструмент, і в процесі виявляється, що треба ще й прописувати чимало економічних моделей компанії, +стає зрозумілою відсутність чітких бізнес-процесів, +треба мати на достатньому рівні комунікативні навички і систему тайм-менеджменту, щоб донести важливість змін для колективу…

Однак, якщо ви таки хочете мати системний і прописаний бізнес, то іншого варіанта немає, аніж як перевести весь свій колектив, включно з собою, на зрозумілу систему, за якої кожен знає, за що відповідає у компанії та як це безпосередньо впливає на його оплату.

Уривок із книги Романа Кушніра «Б – Бізнес»

А ще до теми ділимося відео на тему KPI “Що стримує впровадження системи KPI?”