(Продовження теми «Адаптація у компанії: Внутрішня комунікація»)
Людина робить те, що розуміє, і навпаки: не робить те, що не розуміє. Здебільшого завдання не виконуються не тому, що працівники «якісь не такі», а через те, що воно видане неправильно. Вміння запустити систему делегування і правильно видавати завдання економить 2-3 години вашого часу щодня, натомість невміння лише забирає ваші гроші. Навички делегування необхідно проявляти навіть тоді, коли у компанії є один найманий працівник – ваш персональний асистент.
Що означає наявність системи
Найперше, що у вас є єдине місце, де видаються завдання (програма, спільна таблиця чи навіть маркерна дошка), там вони фіксуються письмово, а інших місць чи способів видачі немає! Тобто жодних чатів чи завдань телефоном! Ніяких «контрабандних» незаписаних завдань! Все дисципліновано і зібрано в єдиному місці – оце і є система! Серед наших клієнтів є ті, що мають складні, дорогі, автоматизовані CRM, а є такі, що пишуть завдання на маркерних дошках, але вони, у будь-якому разі, роблять це системно.
А як правильно видавати завдання? Окрім того, що воно має бути видане письмово, перевірте також:
- Чи завдання зрозуміле? Не тільки вам, але і всім, хто його прочитає. Керівники деколи думають, що працівник має читати його заплутані думки, але насправді ніхто цього не вміє.
- Чи можна його трактувати двозначно? Якщо є можливість щось зрозуміти неправильно, то так воно і буде. Коли проводжу тренінги для управлінців, пропоную просту вправу: видати якесь завдання, а інші учасники мають його перекрутити, не відхиляючись від того, що написано. Після цього рівень однозначного формулювання завдань значно зростає.
- Чи людина знає, навіщо виконувати завдання? Не тримайте своїх працівників за геніїв чи, навпаки, за ідіотів. Кожне видане завдання має супроводжуватися поясненнями на кшталт: «це важливо зробити, тому що…», «варто.., бо…», «потрібно виконати… для того, щоб…»
- Чи працівник знає, що отримає в результаті? Не варто порушувати принцип оплатності. Якщо людині «нічого за це не буде» – ані оплати грішми, ані доброго слова – то з часом вона такі завдання саботуватиме.
- Чи людина хоче виконувати це завдання? Не варто давати іншим те, що вони робити не хочуть. Крім випадків, коли це справді необхідно і працівник просто ще не знає, що йому це стане у пригоді для зростання професійних компетенцій.
- Чи є приклад виконання завдання? Якщо ви просто «кидатимете» у людину завданнями у форматі «зроби щось, ще сам не знаю що», то не дивуйтесь, коли вона або відтягуватиме його виконання, або зробить так, що доведеться двічі переробляти.
- Чи людина у вашій присутності показувала, що вона робитиме? Не вірте киванню голови і ствердному «ага» як відповідь на запитання: «Розумієш, що робити?» Коли ви підете геть – людина зависне перед екраном комп’ютера, переоцінивши рівень свого розуміння. Дочекайтеся, поки працівник у вашій присутності почне виконувати завдання.
- Чи маєте ви час на аналіз роботи? Найгірше, що може зробити керівник, це видати завдання і потім не перевірити його. Адже у такий спосіб він демонструє неважливість своїх слів. А якщо у вас немає системи тайм-менеджменту, то і часу на перевірку не буде.
Відвідайте наш курс «Тайм-менеджмент: навчись встигати все!»
Бонусні рекомендації
- Щоб працівник сам планував приблизний час для виконання завдання. Так він візьме на себе більше відповідальності.
- Щоб керівник встановив чи погодив із працівником дедлайн або, ймовірніше, редлайн.
- Щоб після виконання завдання працівник написав, скільки насправді часу зайняло йому виконання цього завдання. Так можна буде більш точно оцінити необхідний час на майбутнє.
Навіть якщо ви поки працюєте за наймом, але готуєте себе у великі керівники, то уже варто, навіть за свої гроші (!), найняти собі помічника і випрацьовувати на ньому свою систему делегування та видачі завдань. І тоді, коли у вас буде великий відділ в управлінні, ви уже знатимете, що робити. А людина, з якою ви починатимете, згодом може стати вашою «правою рукою» в бізнесі чи заступником. Натомість бажання все брати на себе, нічим не ділитись і нічого не делегувати – це ознака того, що у вас ніколи не буде часу розбудовувати свій бізнес.
Ще один мій лайфхак у роботі з асистентами: залучайте одразу декількох і порівнюйте їхню роботу між собою. Коли ви працюєте тільки із кимось одним, ваш критерій порівняння не буде достатньо ефективним, щоб робити висновки про роботу помічника. Адже завдання, ймовірно, виникатимуть дуже різнопланові. Водночас і перевірите їхні амбіції. В мене якийсь час було шість помічниць, три з яких досі є у компанії на різних посадах.
КРІ та матриця внутрішніх комунікацій
Коли ваша система делегування і видачі завдань ще й прив’язана до КРІ (ключових показників ефективності), то людина не просто виконує роботу, а ще й отримує відповідь на запитання, за що їй платять зарплату. Навіть більше, за правильної системи ви навіть «ставку» можете описати у вигляді переліку питань, якими людина має займатися у конкретні години щодня.
Багато хто із учасників наших бізнес-курсів жаліється, що не може не платити ставки, а люди цим зловживають. У мене такої проблеми ніколи не було, бо всі завдання, які працівники роблять «на ставку», описані щодо конкретної години чи дня тижня. Причому перелік змінюється залежно від актуальних проектів чи напрямів роботи.
У процесі видачі завдань є ще один необхідний документ, щодо якого я навіть вагаюся, чи не винести його в окрему систему: матриця внутрішніх комунікацій. Це файл із переліком усіх завдань, які працівники компанії можуть передавати лінійно, тобто видавати одні одним. Погодьтеся, часто буває так, що співробітники зловживають добрим ставленням чи ефективністю когось зі своїх колег і «завантажує» його/її завданнями, які мали би зробити самі. Ви маєте це врегулювати. Розмежуйте, проведіть кордон, хто, кому, що може переделеговувати, і у вас зникне проблема, коли хтось скаржитиметься, що його/її обтяжують зайвою роботою. Час від часу цю матрицю слід переглядати і дописувати.
Направду, впровадивши однозначну і зрозумілу систему видачі завдань у колективі, ви можете вирішити більшість своїх бізнес-питнь. Я деколи цілком серйозно кажу: так само, як добрий лікар може більшість проблем людини залагодити активованим вугіллям і вітаміном С, так само і я можу розв’язати більшість питань налагодженням лише трьох систем:
- Внутрішньої комунікації, отримавши відповідь на запитання: «Звідки ваші працівники знають, що мають робити?»
- Тайм-менеджменту, запитавши: «На що ваші працівники витрачають і на що мають витрачати час?»
- Оплати праці, дізнавшись: «За що отримують і за що мають отримувати гроші?»
Повірте, у відповідях на ці запитання криються усі секрети вашого бізнесу і резерви його зростання. Проблеми виникають саме тоді, коли працівники не знають, що робити, тратять час не на те і отримують оплату зовсім не за те, за що мали би.
Перегляньте відео-підказку, як краще розподіляти свої завдання:
Дійте!
Тож не зволікайте із розбудовою системи внутрішньої комунікації. Тоді добрі працівники (або просто ті, що є) не вигоратимуть через безглузде накидування на них різних завдань, а вам не доведеться кусати потім лікті і доробляти-переробляти після них. Кажуть, що коли 50 років тому німці зводили будинок, то спершу будували дорогу і туалет (внутрішні системи, інфраструктуру), а вже потім бралися за сам будинок. Натомість радянські будівельники економили на туалеті і займалися дорогою насамкінець, якщо залишалися гроші. Не робіть так!
Щоразу, коли ви пускаєте видачу завдань на самоплив, очікуйте труднощів у майбутньому. Коли ж у вас усе систематизоване і прописане, зібране в єдиному місці, то маєте шанси, що робота виконуватиметься вчасно і якісно, а у вас вивільниться час на стратегічні завдання, масштабування бізнесу і захоплення нових ринків.
Уривок з книги Романа Кушніра «Б-Бізнес».
