Як планувати час керівника

час керівника

Насамперед слід визначити, з чим працювати, щоб у подальшому структурувати, розставити пріоритети, визначити дедлайни і розпочати саму роботу. Щоб ефективно розпланувати свій час, потрібна чіткість і прозорість.

Стратегія роботи зі своїм часом

1. Напишіть всі свої справи на одному аркуші на початку тижня. Хай і гамузом, але має бути зрозуміло, з чим будете працювати протягом цього періоду. Звісно, можна виписувати справи на цілий місяць, але тоді, найімовірніше, деякі з них втратять актуальність, бо те, що ми думали робити на початку місяця, може втратити пріоритетність під впливом різних подій.

Отже, щоб отримати структуровану модель використання свого часу, почніть з того, що випишіть всі свої справи. Якщо щось забули виписати, отже, це не таке вже й важливе або таке, що ваша підсвідомість виконувати не хоче. Відповідно можна вважати, що все у якийсь момент забуте, а отже, і не виписане, взагалі цього тижня виконуватись не буде. Це направду хороший спосіб стимулювати себе жити тільки важливим.

2. Напишіть тривалість часу для виконання кожного завдання зі списку справ – рахуємо той час, який нам потрібен суто для втілення задуму. Сюди не варто зараховувати час на очікування чи простої. Наприклад, завдання «затвердити у клієнта макет (проєкт)» має включати в себе тільки час, присвячений розробленню і, можливо, зустрічі з замовником (якщо ви не робитимете це через листування), без врахування часу, протягом якого клієнт прийматиме рішення, бо ми на це не впливаємо.

3. Можна завдання поділити на групи, і в підсумку в нас мав би бути приблизно такий список:

  • Побутове: занести мобільний у ремонт (30 хв.); заїхати на автосервіс (1,5 год.); забрати посилку для дружини (20 хв.).
  • Робота: написати статтю у журнал (3 год.); внести контакти у базу (1 год.); підготувати договір (2 год.).
  • Власна справа: знайти приміщення (3 год.); відвезти замовлення (40 хв.); оплатити рахунки (20 хв.).

загальний час

4. Підрахуйте загальний час, потрібний для виконання завдань. Наприклад, загальний час, який ми можемо присвятити всім цим завданням, не враховуючи рутинних справ – тобто тих, які ми і так робимо регулярно, а отже, їх немає сенсу виписувати окремим списком (гігієнічні процедури, харчування, заняття спортом тощо), на тиждень становить 10 год*6=60 год. Підправте його так, як вам підходить. Може, ви готові працювати всі сім днів? Чи більше годин? А, можливо, навпаки, меншу кількість часу і кількість днів? Чи ваша рутина або завдання, призначені керівником, зменшують час такого вільного планування на 40-60%?

5. Порівняйте визначений показник часу з фактичним часом, який витрачаємо сукупно на різні завдання. Припустімо, у нас разом вийшло 42 години. Що це означає? Що ми ще маємо 18 годин вільних, які обов’язково змарнуємо, якщо не задумаємо в той час робити щось необхідне і корисне. Якщо ж у нас вийде понад 60 годин – то маємо бути чесні зі собою і розуміти, що з усіх справ чимось треба пожертвувати.

Для ефективного контролю часу вам ідеально підійде онлайн-курс «Ефективний керівник: курс, який вивільнятиме 2 години вашого часу щодня!».

Тож для того, щоб все-таки досягати більшого, потрібно знати, від чого відштовхуватись (зробити перелік усіх справ і порахувати необхідний на них час), а потім вже розставляти пріоритети. І якщо у списку виявилось насправді забагато справ, які ви об’єктивно не зможете подужати за відведений час – слід відмовитися від того, що має менший пріоритет у вашому житті і чого встигнути не вдасться. Це вивільнить енергію, яка пішла б на самокартання: «Чому я стільки всього не встигаю?».

Дуже проста, але в той же час дієва вправа, яка дозволяє жити у своєму ритмі, а не гнатися стрімголов за поїздом, який вже поїхав. Час від часу перепитуйте себе: «Це реально встигнути за час, який залишився?». І якщо відповідь «Ні», то краще одразу відмовитись від роботи. Такий підхід часто рятує людей, які зробили більше, ніж могли, але менше, ніж хотіли, від надмірної емоційної втоми.

Дізнайтеся на що витрачають час ваші працівники з нашого відео:

Правда про процеси і результати

Щоб краще структурувати свій час, варто постійно пам’ятати, що у тайм-менеджменті, як, зрештою, і загалом у житті, все можна розділити на процеси і результати. Такі собі життєві сходинки, де процес – це час підіймання ноги – рух вгору, а результат – це фіксування стопи на горизонтальній поверхні. Без процесів (Шляху) не буде результату (Місця). Окрім того, якщо бодай зрідка не орієнтуватись на результати (фіксування напрацьованого), то не буде сенсу і в процесах. Відповідно для досягнень потрібно мислити в категоріях результатів (написати статтю, підготувати звіт, домовитись про відвантаження, одружитись, приготувати їсти тощо). Однак для того, щоб це все зробити, потрібно робити (писати статтю, готувати звіт, домовлятись, зустрічатись, готувати їсти тощо).

До прикладу, поспішає людина, бо має написати якусь статтю, і хоче зробити це до 18:00, вона орієнтується на результат, відповідно думає тільки про отой кінцевий пункт, коли зможе перегорнути останню сторінку і полегшено зітхнути. Весь цей час, коли вона думала тільки про завершення, її не існувало, вона [людина] не бачила нічого, ані за собою, ані перед собою, хоча врешті таки зробила те, що мала зробити.

Для покращення вашого часопроведення скористайтеся з онлайн-курсу «Емоції і відчуття, які заважають нам насолоджуватись життям і досягати більшого».

З іншого боку, концентрація на процесі дозволить людині думати: «Я просто робитиму те, що маю робити якнайкраще, а там вже – як вийде». Не думаючи про результат, людина хай і приходить до нього дещо згодом, однак щасливішою і більш присутньою у своєму житті,
що дозволяє на значних дистанціях бути й ефективнішою і, як результат, успішнішою.

Для того, щоб у своєму житті можна було і досягати визначених цілей, і встигати жити, варто навчитись перемикатись між концентруванням на процесах і акценті на результатах. В такий спосіб можна зберегти і вовків ситими (цілі досягнуті), й овець (насолода від життя) цілими. Вмійте переходити між цими двома станами, і вам набагато простіше буде займатися звичною щоденною діяльністю – радісно і з користю.

дедлайн

Ідея дедлайнів

Для вдалої структуризації свого часу також необхідно встановлювати дедлайни, тобто призначати собі кінцеву дату, до якої те чи інше завдання має бути виконане. Нетермінову роботу можна виконувати вічно. Зрештою, згідно з правилом вимушеної ефективності, ми виділяємо на роботу рівно стільки часу, скільки мінімально необхідно для того, щоб її виконати.

Якщо студентові дати курсову на початку жовтня і сказати, що виконати її треба до першого грудня, коли студент почне виконувати свою роботу? – Так, 29-го листопада. Знаючи, що ми ще маємо час і з легкістю встигнемо, наша підсвідомість бойкотує вчасне виконання завдань.

Навчіть своїх працівників працювати ще ефективніше з нашим онлайн-курсом «Ефективність працівника: як встигати більше і працювати ще якісніше?».

Тому якесь добровільно взяте на себе часове обмеження суттєво збільшить ймовірність вчасного виконання роботи. Знаючи дату, до якої маємо завершити процес, не потрібно тільки про неї і думати, достатньо лише зафіксувати її у пам’яті і просто якнайкраще робити те, що маємо робити. Так ми встигатимемо жити, а окрім того, щораз збільшуватимемо свою ефективність.

Пам’ятайте – хвилина часу – це не більше і не менше, аніж просто хвилина, а година часу – це година. І не намагайтесь обігнати час, так само не намагайтесь не додати чогось. Час не «летить швидко», він просто йде зі швидкістю одна секунда в секунду, то лише ми не завжди крокуємо з ним у ногу, або занадто відстаючи, або намагаючись випередити, те, що випередити не можна. Цінуйте неповторність кожної миті, не думаючи про результати, але пам’ятайте про час, за який оте все потрібно виконати. І ви побачите, який прогрес – і якісний, і кількісний – зможете отримати у своєму житті.

делегування

Секрет делегування

Варто переглянути свій список справ, на предмет того, чи можна якісь зі справ свого списку делегувати. Бо зазвичай таки мало просто бути ефективним самому, потрібно «ділитися роботою», доручати її іншим людям. Таким чином, ви й отримуватимете кращі результати, і братимете відповідальність за життя іншої людини, що забезпечуватиме вас більшою кількістю ресурсів.

Делегувати варто тільки ту роботу, яку ви самі могли б робити з задоволенням, а окрім того, тільки у тому випадку, коли вартість вашої години виправдано більша, аніж вартість години того, кому ви роботу передаєте. Вміння ділитись роботою і не набирати усе на себе – це дуже важливе вміння, яке варто у собі розвивати, адже будь-який бізнес закінчується зі словами «я це зроблю сам», «я не можу нікому того довірити» чи «то ніхто краще за мене не зробить».

Більше інформації про передачу обов’язків читайте у статті «Можливості делегування».

Коли ви не хочете ділитись своєю роботою, то це може навіть ображати ваше оточення, адже в такий спосіб ви не даєте йому взяти участь у вашому житті. Зрештою, якщо правильно все розрахувати, то і економічно вигідно долучати інших людей до свого життя. Та й справді, якими б ефективними ми не були, а рано чи пізно впремось у стелю, коли кращі результати можна буде отримувати, тільки залучаючи інших людей.

Тож цілком можливо, що варто почати вчитись мистецтву делегування вже зараз, поки у нас такої нагальної потреби нема і поки є час вчитися на своїх помилках.

Уривок з книги Романа Кушніра «Дій».

Контактуйте з автором блогу Романом у соцмережах: Інстаграм та ТікТок.

 

Поділитися на facebook
Facebook
Поділитися на twitter
Twitter
Поділитися на linkedin
LinkedIn