Структурувати завдання нам допоможе так звана матриця Ейзенхауера. Матриця названа на честь американського героя Другої світової війни і згодом 34-го президента США Дуайта Ейзенхауера, який, кажуть, постійно розподіляв свої завдання за критеріями важливості і терміновості, визначаючи у такий спосіб, чим і як насамперед займатися та що варто відкинути.
Правильний розподіл завдання
Користуючись згаданими параметрами важливості і терміновості, ми можемо розподілити всі справи на чотири категорії:
- важливі і термінові;
- неважливі і нетермінові;
- не термінові, але важливі;
- не важливі, але термінові.
Ясна річ, що у кожного свої уявлення про важливість і про терміновість. Однак якщо узагальнити, то до неважливих і нетермінових справ можемо віднести всі хронофаги (розмови ні про що, сварки, затягнуте чаювання, очищення скриньки від спаму, перегляд телевізійних новин і боротьбу з власним настроєм). До неважливих, але термінових завдань варто зарахувати все те, що таки потребує нашої участі, однак не впливає суттєво на наше життя, наприклад, полити квіти чи нагодувати кота, піти за про дуктами чи прибрати офіс, віддати щось, кому воно дуже потрібне.
Початок теми ви знайдете у статті «Пріоритети і завдання».
Що стосується важливих завдань, то до термінових належать всі ті з них, які ми своєчасно не зробили. От могла людина поспілкуватися з батьками, поки з ними добрі взаємини, але постійно відкладала це і врешті змушена приїхати до батьківського дому, щоб вирішувати конфлікт; мала людина чудові взаємини з коханим/-ою, але перестала на них зважати і відповідно тепер мусить компенсувати все сварками і скандалами. Те саме стосується здоров’я – постійно відкладаючи у довгу шухляду свій абонемент з фітнес-центру, людина врешті змушена звертатися до лікаря; чи, наприклад, не помінявши вчасно мастило в автомобілі, тепер доводиться робити капітальний ремонт двигуна. І чимало таких ситуацій є і в бізнесі – було у людини три місяці, щоб написати бізнес-проєкт, однак час минув і тепер їй доводиться робити його у пришвидшеному режимі; мала людина відправити якесь повідомлення, але, вичекавши до останнього, тепер мусить робити кур’єрську пересилку. Фактично, важливі справи – це ті, від яких суттєво залежить якість нашого життя і які потребують саме нашої участі, тобто мають бути найбільш пріоритетними.
Як виглядає наш день
Якщо розглянути реальний день середньостатистичної людини, то він виглядатиме приблизно так:
- важливі і термінові – 10%;
- неважливі і нетермінові – 0%;
- не термінові, але важливі – 60%;
- не важливі, але термінові – 30%.
Невиправдано багато часу іде на різні відволікання, людина втікає від себе, як може, намагається знайти пристанище від безсенсового життя, де завгодно – у конфліктах, залежностях, пошуку інформації ззовні. Значна частина часу іде і на «підганяння хвостів», тобто виконання тих обов’язкових рутинних справ, які робляться в останню хвилину. Ясна річ, усе це відбувається на тлі цілковитого нехтування важливими і нетерміновимизавданнями, які, врешті, таки доводиться робити, але в поспіху і вимушено.
Для вдосконалення своєї ефективності відвідайте онлайн-курс «Тайм-менеджмент: навчись встигати все!»
Можливо, описана схема життя начебто середньостатистичної людини виглядає надто песимістично, втім, спробуйте чесно розкласти свій вчорашній день на такі складові і подивіться, що вийде. Мені теж хочеться вірити, що вийде щось набагато краще. Можливо, навіть якась схема наближена до бажаної: 100% часу вкладати у важливі нетермінові справи. Однак якщо жити, займаючись, здебільшого, завданнями важливими, і якусь частину дня віддавати рутині, то теж буде незле. Та й результат не забариться: життя стане більш насиченим і радісним, з меншою кількістю поспіху і більшою присутністю у всьому, що відбувається навколо, досить швидким, бо є чимало термінових справ, і
водночас змістовним, бо більшість часу іде на важливе.
Перегляньте Ютуб-відео на тему поділу завдань:
Лайфхаки поділу завдань
Як досягти моделі Ейзенхауера? Насправді дуже просто, якщо стежити за своїм щоденним проведенням часу і:
1. Відмовитися від всіх неважливих і нетермінових завдань. Зізнатися собі, що той старий годинник ви і так ремонтувати не будете, і викинути його разом із улюбленим, але вже протертим взуттям; спокійно прийняти думку, що ту поличку на балконі ви перевішувати не будете і що з тими контрагентами і клієнтами, з яким у вас різне бачення життя, ви теж не співпрацюватимете. У житті немає часу на неважливе! Все, що не створює нам додаткової цінності у житті і що можна відкласти на післязавтра, а потім ще далі, – краще взагалі не робити.
2. Неважливі, але термінові справи – делегуйте! Оскільки вони не потребують особливого професіоналізму, то ними може зайнятись будь-хто. Якщо ви самі достатньо ефективні, то нехай кур’єрська служба відвозить і привозить ваші документи, клінінгова компанія прибирає офіс, а кейтерінгова готує їсти. Делегуйте друзям і знайомим ті сфери, якими, можливо, вони вже професійно займаються – страхуванням, бухгалтерією чи створенням сайтів. Вміння ділитись роботою – одне з ключових навичок успішних людей.
3. Не дозволяйте нетерміновим справам ставати терміновими. Якщо є якась важлива справа, то її треба виконати передусім. Наповнюйте життя сенсом – більше спілкуйтеся з коханими і близькими, не ховаючись за «терміновими» завданнями; створюйте, розвивайтесь фізично і духовно, робіть те, чого раніше не робили. Якщо ви знаєте, що щось і так треба буде зробити: сформувати програму заходу, описати технологію процесу, піти до стоматолога чи зателефонувати батькам, з якими ви давно не контактували, – зробіть це завчасно, заздалегідь, просто зараз.
І пам’ятайте радіти життю! Забули як це? Відвідайте онайн-курс «Емоції і відчуття, які заважають нам насолоджуватись життям і досягати більшого».
Розумію, що на зміну мислення потрібен буде час, однак це того вартує, адже можливість жити наповнено в гармонії з собою й іншими, при цьому досягаючи власних цілей, – хіба це не є саме те, чого прагне більшість із нас? Щоразу перепитуйте себе, якою діяльністю я займаюсь? І щоразу розставляйте правильно пріоритети, навіть якщо дуже хочеться зайнятися терміновими справами – робіть насамперед те, що вам більше потрібно.
Поспішати, спізнюватись, не мати часу – це не що інше, як звички людини, і якщо їх своєчасно не викорінити, то той бур’ян, зрештою, заполонить весь ваш час. Не буває так, щоб ми «не мали часу» на щось важливе (кохану людину, дитину, стратегію, на себе), це ми просто забули внести оте важливе у свій розпорядок дня і поставити відповідний пріоритет.
Уривок з книги Романа Кушніра «Дій».
