Фінансові потоки, доходи і витрати

фінансові потоки

Зазвичай приємніше думати про доходи, але починати рахувати таки слід із витрат. Витрати – це те, що відповідає за ваше виживання, а доходи – за розвиток. А щоб розвинутись, погодьтесь, спершу таки треба вижити. Наче очевидно, однак у часі, коли щось іде не так, керівники зазвичай схильні швидше до прискорення, а не до сповільнення.

Сповільнюйте, спрощуйте, скорочуйте

«Наймемо нових працівників», «заплатимо більше за маркетинг», «більше телефонуватимемо клієнтам», «запустимо нову CRM-систему»… Олімпійські «швидше, вище, сильніше» замість правила «3С» – «сповільнюй, спрощуй, скорочуй». Найбільше помилок люди роблять саме на великих швидкостях, натомість той, хто готовий час від часу сповільнитись у тривалій перспективі, матиме високу середню швидкість. Уявіть ситуацію на мокрій незнайомій дорозі, коли попереду туман, а на обочинах рівчаки з водою: будете прискорюватись чи навпаки акуратно проїдете на якнайменшій швидкості?

На жаль, людині властиво компенсувати і навіть оправдовувати свої минулі помилки… новими помилками у тому самому напрямі. Тож не дивно, що у критичному бізнес-стані люди обирають агресивну стратегію поведінки, що, звісно, було доцільно у савані під час небезпечної зустрічі з хижаком, але вкрай нерозумно в ситуації, коли можна було б зупинитися, все гарно обдумати і ухвалити зважене рішення, вигідне компанії у довготерміновій перспективі. 

То що саме ви маєте знати про свої витрати?

З цим та іншими фінансовими питаннями Вам допоможе розібратися «Школа фінансової грамотності».

1. Структура витрат

Найперше їхню структуру по кожній асортиментній позиції чи групі товарів. Я дуже часто починаю проект зі звичайної таблички, у якій прогнозую, яка частина витрат, закладених у ціну, на що має піти. Якщо окремий проданий товар надто дрібний, щоб на щось впливати, – об’єднуйте його у групу товарів зі схожими ознаками чи властивостями. Наприклад, по кожному виданому випуску журналу структура витрат може мати такий вигляд:

Оплата за друк35%
Кол-центр (продажі)10%
Дизайн5%
Редагування5%
Оплата головному редактору5%
З/п журналістів10%
Маркетинг 15%
Запас стратегічний (прибуток)5%
Транспортні витрати5%
Ведення сайту5%

І важливі тут не так назви витрат, їхня послідовність і навіть конкретні цифри, як те, що загалом є якась табличка, яка орієнтує, скільки, на що ми можемо витратити, і що її показники в сумі дають 100%. Не більше, бо проект перетвориться на збитковий. А запускати проекти, які на стадії старту мають вигляд і пораховані як збиткові, – це «погана прикмета».

Не обманюйтесь простотою такої вступної таблички, адже з часом вона повинна рости у розмірах, тобто нові групи витрат будуть дописані, старі деталізовані, відсотки відкориговані, плани Б і В пораховані тощо. Іноді фінансові розрахунки по одному проекту, які починаються із такої простої таблиці, можуть розростись у цілий файл із багатьма вкладками. Тобто наявність структури витрат на початку необхідна, незважаючи на, можливо, не надто велику точність. 

бюджет

2. Бюджет компанії

Саме він і є тим наступним пунктом, який дозволить вам управляти витратами. В більшості неефективних компаній (та й багатьох ефективних) витрати відбуваються тоді, «коли є гроші», а не тоді, коли ця оплата необхідна. Маємо цього місяця більший дохід, ніж зазвичай, – може, купимо нові крісла? З’явився прибуток – а організуймо корпоратив? Взялись за неочікувано великий проект – може, проведемо корпоративне навчання? «Просіли» продажі – оновимо сайт чи вкладемо гроші у рекламу?..

Як бачите, витрати відбуваються хаотично і спорадично, тобто зазвичай не в довготермінових інтересах компанії, а керуючись поточною вигодою чи, ймовірніше, необхідністю латати поточні дірки.

Ви легко відрізните компанії, які не складають бюджети, під час виставлення їм рахунку. Їхні працівники як заклинання говоритимуть, що «заплатять, коли матимуть гроші», що «їм скоро мають заплатити контрагенти», що «шеф ще не вирішив».

Натомість у ефективних компаніях скажуть приблизно таке: «У нас виділений бюджет на цей продукт у розмірі …», «Цього місяця ми уже використали бюджет на … послуги, однак можемо запланувати співпрацю на наступний місяць», або «Ми закладемо ці витрати у бюджет наступного кварталу/року». Тобто існує чітке розуміння, що певна група витрат потрібна, що вона регулярно фінансується зі зрозумілих джерел і що, врешті, є визначений час, коли необхідні витрати будуть здійснені.

Тобто сформований бюджет – план доходів і витрат на певний період.

Закладайте у бюджеті витрати на кожну статтю, якою в повсякденні більшість неефективних компаній нехтує. Внутрішня комунікація, інтеграція, систематизація, навчання, маркетинг, брендинг – усе повинно бути записане у вигляді окремих статей. Зазвичай все те, що в інших фінансується за залишковим принципом, у вас повинно фінансуватись планово і враховуватись у собівартості продукції.

Так, ціна за такого підходу виросте, але і якість того, що ви робите, також. Або навіть так: ціна від цього не виросте, у неї просто буде закладено всі ті необхідні витрати, які з’являються у компанії в процесі здійснення діяльності і які зазвичай ігнорують доти, доки вони не ставлять під загрозу існування компанії. Тобто ви об’єктивно рахуватимете свої витрати у той час, коли більшість компаній, як страуси, «ховатимуть голову в пісок» і намагатимуться робити вигляд, що не мають цих витрат, хоч насправді їх мають усі. 

Крім того, із затвердженим бюджетом ви водночас матимете змогу складати платіжний календар, тобто розумітимете, які рахунки і коли будете оплачувати, і не збирати їх разом одночасно (із головним болем «де взяти гроші на це все»), а поетапно у планові дні організовано проводити оплати. А це економитиме ваш час, бо ви (ваш бухгалтер) не думатимете про оплати тоді, коли не слід, а також це спростить комунікацію із контрагентами, бо ви матимете для них готові відповіді на запитання «Коли буде оплата і ми почнемо співпрацювати?», а це піднімає рівень довіри до вашої компанії як до партнера, що, зі свого боку, дозволить працювати вам на кращих умовах. Одно слово: системність (цього разу у фінансах), як завжди, «рулить». 

Із бюджетом, щоправда, існує одна пастка: якщо є закладені гроші, то «руки чесатимуться» їх «розпиляти» навіть тоді, коли на це немає жодної потреби. Щоб перестрахуватись від марних витрат, прописуйте чіткі правила, за яких витрати доцільні, а за яких ні, особливо, якщо рішення про них ухвалює найманий працівник. Тобто ми знову повертаємось до питань «прописування», «чек-листів», «систематизації», «кодексів» тощо, без яких розбудувати якісний бізнес неможливо. 

Вам буде цікавим відео-ролик про етапи формування сімейного бюджету:

3. Джерела фінансування

І насамкінець, третім, необхідним, на мою думку, інструментом є простенька таблиця джерел фінансування. Вона показує, що, звідки і у якій мірі фінансується, тобто дає розуміння, які ланки і як саме фінансово взаємодіють у вашому бізнесі. Наприклад:

 Продаж продукту АПродаж продукту БСервіс продукту АСервіс продукту БДоходи зі здачі активів у орендуДодаткові доходи
З/п працівникам0,5 0,2   
Оплати за матеріали 0,5 0,50,5 
Оренда + комунальні  0,5   
Офісні витрати  0,2   
Представницькі витрати0,1     
Маркетинг 0,2 0,2 0,2
Стратегічні витрати0,3     
Брендинг    0,20,05
Премії відділу продажів   0,10,1 
Навчання     0,4
Розвиток офісу  0,1   
Удосконалення продукту0,050,1    
Створення філії0,05    0,25
Премії керівникам 0,1 0,10,1 
Моя оплата як власника 0,1 0,10,10,1
Разом:111111

Як бачите, нічого складного: верхній рядок – це джерела доходів, ліва колонка – витрати. Достатньо тільки приблизно порахувати, що, звідки береться і куди дівається, й перетворити це на частини або відсотки так, щоб разом по кожній колонці вийшла одиниця (100 відсотків).

Усе про ефективні продажі Ви дізнаєтеся на нашому курсі «Мистецтво продажів».

Не забудьте внести такі статті, як «оплата власника», «представницькі» і «стратегічні витрати», які точно є у кожної компанії, однак їх рідко коли обліковують. Так, можливо, вам не вдасться щомісяця ідеально потрапляти у закладені пропорції, іноді треба буде дофінансовувати слабкі ланки чи відкладати у запас вивільнені гроші. Однак насправді ви матимете інструмент, що дозволить завжди контролювати свої витрати, пов’язуючи їх із фактичними доходами, а не із фантазіями чи марними очікуваннями. Навіть фізично ви можете зберігати надходження, які будуть використані як витрати, на різних рахунках, у різних касах чи навіть, як мені доводилось бачити, у різних конвертах. Не обманюйтесь простотою рішення – воно дозволить вам постійно моніторити фінансовий складник діяльності компанії, а отже своєчасно і адекватно реагувати на те, що може поставити життя компанії під загрозу.

фінансування

Використовуйте найдієвіші методи

Більшість компаній занепадають не тому, що їхні керівники не мають фінансової освіти і не знають якихось складних фінансових понять (типу «леверидж», «хеджування», «секюретизація», «секвестр бюджету», «лізинг»), а тільки через те, що не використовують (ігнорують, забувають) найпростіші і найдієвіші методи. 

У вуличній бійці небезпека чигає не на того, хто не використав супер-пупер крутий прийом, а хто не поставив елементарний блок. Або у спілкуванні непорозуміння чекають не на того, хто не скористався мегакрутою НЛП-техінкою, а хто забув про банальну ввічливість. Чи, скажімо, у взаєминах: труднощі переслідуватимуть не того, хто не знає 257 типологій людей і 17 їхніх мов любові, а того, хто просто забуде вранці усміхнутись і сказати приємні слова коханій людині. Так само і у діяльності компанії:

провал чекає на того, хто знехтує простими, але водночас обов’язковими розрахунками.

Мені доводилось бачити компанію, де на сім працівників було троє бухгалтерів, але вона ледь зводила кінці з кінцями, а також таку, де всі мільйонні прибутки записувались у трохи криву «ексельку», а втім, компанія процвітала. Тож не судіть про компанію за тим,  який саме інструмент вона використовує для управління фінансами, а спостерігайте, як вона ним користується. Наскільки ретельно і чесно, регулярно і системно, грамотно і доцільно відбувається планування, моніторинг, облік і аналіз усього, що пов’язано із грішми компанії.

Так, звісно, варто рахувати баланс компанії, вести звіт про рух грошових коштів і про чистий грошовий потік, облікувати власний капітал і мати до своєї ранкової кави із запашним круасаном звіт про доходи й витрати за поточний тиждень. Але, якщо цього всього у вас немає, то не переймайтесь – просто «робіть свій бізнес», тільки не забувайте рахувати зручним для вас способом основні фінансові показники компанії і системно їх аналізувати, а у міру розвитку бізнес-моделі компанії переходьте на більш «дорослі» інструменти.

Уривок з книги Романа Кушніра «Б-Бізнес».

Ознайомтеся з іншими тематичними матеріалами нашого блогу для покращення фінансової роботи Вашої компанії ТУТ.

І поділіться з нами Вашим досвідом планування у коментарях!