Як прописати «ідеальний день»?

Прописувати свої пріоритети на день, тиждень і місяць, безперечно, дуже важливо, але варто почати із ще меншої одиниці часу – години дня. Для цього слід виконати вправу «Ідеальний день», тобто у деталях прописати, як би мав виглядати ваш день, починаючи із часу, коли ви встали, і аж до години, коли мали б лягти спати. Зверніть увагу, я рекомендую інтегрувати весь день, а не ділити його на «робочий» і «домашній» час, адже життя у нас одне, і такий поділ наче наголошує на тому, що людина має різні маски і поводиться по-різному «вдома» і «на роботі».

Хоча насправді для людини, яка займається «служінням», «сродним трудом» чи просто тим, чим любить і чим має займатись, такого поділу бути не повинно. Якщо професійна діяльність не вписується (чи витісняє) ваше особисте життя, значить щось із нею не так.

Однак перед тим, як прописати свій ідеальний день (що багато хто боїться робити, адже не знає, як поведе себе, коли він настане), варто описати, скільки часу вам щоденно потрібно на основні групи завдань. Тобто проаналізувати факт поточного усередненого використання часу.

Наприклад:
• Робота згідно з пріоритетом дня – 1,5 год;
• Спілкування із асистентом – 1 год;
• Генерування цінності для клієнтів (створення контенту) – 1 год;
• Спілкування з працівниками – 2 год;
• Спілкування з клієнтами – 30 хв;
• Рутина – 2 години.

Разом вийшло 8 годин, хоча це зовсім не обов’язково, ви можете брати до розрахунку 12 годин чи 4. Особисто я прихильник того, щоб виконувати справи ефективно, але вчасно, і не затягувати їх у часі, «обкрадаючи» інші сфери життя. Трудоголізм і ночування на роботі (як стиль життя, а не короткотерміновий вимушений етап) нічого спільного із ефективністю не мають, навпаки, найімовірніше, є свідченням втечі від відповідальності в інших аспектах життя.

Фактично такий спосіб групування часу дає можливість вкладати його упродовж дня у однотипні завдання «великими шматками», а не розпорошувати на багато дрібної метушні, яка звично є «імітацією бурхливої діяльності», що, крім шуму і гаму у межах вашого офісу, більше ніякої користі не приносить. Тобто, приділивши стільки само часу, ви зробите набагато більше корисних дій чи дій із більшим ККД завдяки тому, що не перескакуватимете із завдання на завдання, а виконуватимете все послідовно, ба більше – інші люди з часом теж перестануть втручатися у ваш особистий часопростір, коли їм заманеться, адже чітко знатимуть, коли у шефа є час на ту чи іншу розмову або справу. Хто спробував цей підхід, розуміє, наскільки багато часу починає вивільнятись! Повірте, у такий спосіб ви можете з часом узагалі забрати усю рутину і займатись тільки стратегічними справами, що звучить направду казково, особливо для вічно забіганих і вічно зайнятих керівників із купою справ «на голові».

Окрім цієї вправи, перед прописуванням ідеального дня промалюйте ще кола пріоритетності за групами людей. Наведу приклад зі своєї діяльності. У Школі розвитку SPE я працюю водночас із різними групами людей: це і клієнти з відкритих курсів, і корпоративних навчань, і дистанційних програм, і асистенти, і консультанти (випускники минулих програм, які залишаються у Школі), і звісно, тренери та працівники, і ще фрілансери на різних проектах. Якщо реагувати на запити усіх одночасно – буде повний хаос і суцільна метушня, тому слід прописати концентричні кола, на чиї запити і у якій послідовності я реагую. Наприклад, для мене концентричні кола мають такий вигляд:

– в епіцентрі – тренери, спершу я відповідаю на їхні запити у виділений час;
– далі працівники – мені важливо, щоб я не стопорив роботу колективу;
– наступні – мої асистенти, які виконують завдання, які мені важливі;
– далі запити консультантів – вони фактично минулі зовнішні клієнти, які стають внутрішніми;
– наступними йдуть запити постійних корпоративних клієнтів;
– далі запити учасників поточних відкритих і дистанційних курсів;
– далі – учасники поточних дистанційних корпоративних програм;
– далі – усі перспективні клієнти.

Зрозумійте правильно – часу вистачає на усіх, питання лише у пріоритетності запитів. Окрім того, повторюсь, що я не працюю з усіма одразу і хаотично, а на кожну групу маю окремо виділений час у конкретний день.

Після того як ви порахували, скільки часу потрібно щодня на ті чи інші справи, та маєте прописані концентричні кола пріоритетності реагування на запити, час переходити до планування ідеального дня. Ми надто мало думаємо про ідеальне і, як наслідок, рідко його отримуємо. Але насправді безглуздо марнувати своє життя на дні, які нам і близько не подобаються, бо вони на кілометри віддалені від нашого ідеального бачення. Але чи є у нас ідеальна візія свого дня? У більшості людей немає. У більшості з тих, хто залишився і думає, що у них вона є, – немає прописаного такого дня. То як би ви хотіли, щоб виглядав ваш ідеальний день, у які години ви мали б чим займатись? Коли у нас багато проектів, день може бути не схожий на день, тому рекомендую прописувати свій ідеальний день із позиції цілого тижня, тобто під кожен день тижня закладати свою ідеальність:

Уточню, що це нічого спільного із плануванням не має, ідеальний день – це орієнтир, до якого потрібно тягнутись і наближати кожен свій день хоча б на 70%. Ще важливо не записувати кожну клітинку окремо, бо така структура дуже вразлива до змін, а спершу слід прописувати наскрізні завдання, тобто ті, які ми могли б і мали б робити щодня у однаковий час. Наприклад, щоранку о 7:00 пишу завдання колективу, а зустрічі призначаю тільки з 16:00 до 18:00 у себе в офісі, три рази на тиждень спілкуюсь по проекту Б. Тобто спершу пропишіть наскрізні дії по горизонталі, потім по вертикалі, а далі усе інше. Не пишіть конкретні дії, лише згруповані завдання. Не пишіть тільки те, що робите, пишіть те, що мали б робити, однак, з іншого боку, це не повинна бути «фантазія», а хоча б частково реальний варіант до виконання. Також варто написати загалом.

Звісна річ, що не щодня виходить так, як заплановано, іноді на деякі групи завдань залишається менше часу, однак навіть якщо день на 50-80% схожий, то це уже дуже добре, а він зазвичай таким і є, бо маючи у своїй уяві, «як має бути», ми підсвідомо налаштовуємо свій час так, щоб максимально наблизити реальне до бажаного.

Така система дає ряд переваг: по-перше, ви самі знаєте, що ви хочете, і маєте це виписано; по-друге, вам легко буде планувати час згідно зі своїми пріоритетами (наприклад, якщо треба буде домовитись про зустріч, ви дивитесь, на який день найближче маєте виділений час, і плануєте саме його); по-третє, якщо ви не встигли чогось зробити, то точно знаєте, коли до цієї теми знову повернетесь; по-четверте, регулярність виробляє у вас корисну звичку; по-п’яте, у вас завжди є час.

Звісна річ, іноді хочеться сказати, що це все не спрацює, адже у вас є… мільйон різних причин на це. Однак єдине, на чому можна збудувати бізнес, це дисципліноване мислення власника, і якщо його немає (не виробити), то доведеться вічно нидіти у самозайнятості і скаржитись на щоразу нові проблеми. Ваше дисципліноване мислення у цій вправі проявиться тоді, коли ви опишете свій ідеальний день і почнете його дотримуватись: вимикаючи у відповідний час телефон, зціплюючи зуби, коли це потрібно, кажучи «ні» всім рутинним справам, зачиняючи двері свого кабінету на деякий час від колег і партнерів (або працюючи дистанційно), кажучи «ні» всім терміновим справам і залишаючи у своєму житті місце тільки на важливі, попередньо прописані, стратегічні завдання. Іншого варіанту у вас немає.

Автор: Роман Кушнір (“Б – Бізнес”)