(Продовження теми «Ціль і час» та «Як зникає час: частина 1»)
Мобільний телефон
Чи знайоме вам відчуття, коли, перебуваючи у приміщенні, де є багато людей, лунає знайома мелодія чи просто вібрує телефон у когось із присутніх, ваша рука наче сама тягнеться у кишеню чи сумочку, щоб перевірити, чи це, бува, не мене хтось потребує, чи не мені прийшло повідомлення? Це можна назвати «синдромом менеджера» – бажання постійно бути на зв’язку в стані очікування чогось важливого. Хоч насправді секрет полягає у тому, що все найважливіше у вашому житті відбувається там і тільки там, де є ви.
Основне правило у взаєминах з телефоном має звучати так: мобільний телефон існує для того, щоб дзвонили ви!
Залежність від дзвінків, текстових чи мультимедійних повідомлень, а в сучасних умовах – ще й від повідомлень найрізноманітніших аплікацій, – неймовірно відволікає від самого життя «тут і зараз». Ця інформація, як і будь-яка інша інформація, ззовні дозволяє не працювати з собою, а постійно на щось очікувати – що ось-ось відбудеться щось чи з’явиться хтось, які наповнять ваше життя сенсом.
Декілька рекомендацій:
1. Переведіть свій телефон на віброрежим або й повністю відключіть сигнал вхідного дзвінка. Досить відволікатися на будь-який звук вашого пристрою.
2. Визначіть вузьке коло пріоритетних людей, на вхідні телефонні дзвінки яких ви відповідатимете одразу. Не більше п’яти-десяти контактів. Це мають бути кохані люди, діти, основні бізнес-партнери і ключові співробітники.
3. Встановіть собі конкретні години на віддзвонювання пропущених дзвінків (напр., від 12:00 до 12:30 і від 16:30 до 17:00) і спокійно займайтесь своїми плановими справами.
4. Якщо ви вільні і маєте можливість відповісти на телефонний дзвінок, – то зробіть це і поговоріть.
5. Не відповідайте на невідомі номери. Віддзвонюйте! Телефонні розмови, коли людина віддзвонює, за статистикою вдвічі коротші. Мало того, краще телефонну розмову проводити стоячи – по-перше, голос звучить краще, по-друге, сама розмова «на ногах» буде коротшою і змістовнішою.
6. Перед тим, як натиснути кнопку виклику, маєте чітко зрозуміти, що ви хочете від людини, якій телефонуєте.
7. Не дозволяйте, щоб вам телефонували без рішень, а просто так, щоб порадитися: хочеш знати мою думку? – спершу озвуч, за що ти сам готовий взяти відповідальність.
8. Якщо ви вже геть заклопотані, то можете просити, щоб перед телефонним дзвінком вам надсилали повідомлення з текстом питання, яке хочуть вирішити.
9. Сформуйте правила приймання вхідних і здійснення вихідних дзвінків. Наприклад: якщо я буду зайнятий, коли ти мені телефонуєш, то я просто не братиму слухавки, але обов’язково передзвоню тобі згодом.
Про кордони у спілкуванні перегляньте наше відео:
10. Не вимагайте від інших людей, щоб вони віддзвонювали вам – не факт, що ви є у їхніх пріоритетах, тож цінуйте їхнє право самостійно визначити важливість вашого дзвінка.
11. Телефон іншої людини – це не гачок, за який можна смикнути, коли заманеться. Пам’ятайте, що, телефонуючи, ви вторгаєтесь в особистий простір людини.
12. Рахуйте іноді загальну тривалість часу, проведеного за телефонними розмовами.
13. Зменшіть кількість додатків і програм на своєму мобільному. Це «гачки», за які вас легко смикнути і відірвати від реальності «тут і зараз».
14. Обмежте тривалість своїх телефонних дзвінків. Вимагайте від себе дедлайнів на спілкування. Зазвичай, якщо справу не можна вирішити за хвилину-дві, то проблема або хибно сформульована, або її просто не вирішити по телефону.
15. Повідомте своїх співробітників, колег і партнерів про власні правила спілкування телефоном. Так, з деякими людьми доведеться розпрощатися – зате вивільниться час на найважливіших.
Ці правила, передовсім, стосуються людей, які повністю володіють своїм часом і цінують його. Якщо ви ще до них не належите, то почніть потрохи втілювати перелічені вище засади, не шукаючи відмовок і пояснень, чому вам це не підійде. Ясна річ, є різні види діяльності, у яких оперативність реакції є основною вимогою до вас як до професіонала. Однак стратегічно пам’ятайте – або ви управляєте собою в часі, або це за вас робитимуть інші.
Відволікання співробітників
Щоразу відволікаючись на питання інших людей, час ви втрачаєте двічі: перший раз – відповідаючи, другий раз – загубивши «нитку» концентрації до попередньої справи, і тому й потребуватимете відновити в пам’яті послідовність своїх думок. Звісно, що треба метикувати швидше, тренувати пам’ять і вміти швидко перемикати фокус уваги, а не скаржитися на інших: я, мовляв, через них нічого не встигаю.
Втім, щодо багатьох випадків все-таки варто розробити систему захисту власного часу від тих, хто намагається туди влізти зі своїми непродуманими питаннями, непрошеними порадами, непотрібними коментарями чи просто непідробним бажанням зайнятись вирішенням своїх побутових психологічних проблем, витираючи їх об білосніжний рушничок вашого дорогоцінного часу.
Станьте володарем свого часу за допомогою нашого курсу «Ефективність працівника: як встигати більше і працювати ще якісніше?»
Відволікати можуть колеги з роботи: «підкажи, як правильно зробити …?», «а хочеш я тобі розкажу…», «я тобі раджу…» тощо. Вчіться відмовляти – виставляти блок-пости на кордоні свого часу. І річ зовсім не в тому, щоб зачерствіти душею, а у тому, що зазвичай наші відповіді чи приймання порад роблять
людину слабшою – адже ми постійно даємо їй рибу, так і не навчивши користати з вудки.
Ясна річ, якщо людина направду вчиться і потребує вашої допомоги – то це просто святий обов’язок вашого служіння допомогти їй. Однак якщо людина грається словами, несерйозно бажаючи перекласти відповідальність за своє життя на ваші міцні плечі, то таки необхідно ці «пориви» якнайшвидше присікти.
Відволікати можуть підлеглі, спілкуючись з вами мовою проблеми – «я не знаю, що зробити», «в нас поламався принтер», «ми затримуємо поставку клієнтові» або просто вторгаючись у ваш час, коли їм заманеться. Я погоджуюсь з думкою, що керівник має бути доступний для своїх працівників, бо саме працівник – це перший клієнт компанії, і якщо він чимось не вдоволений, то це згодом передасться клієнтові, однак варто допомагати своїм працівникам знаходити рішення, а не вирішувати за них питання, на які вони мають і достатньо повноважень, і потрібні ресурси, і відповідний IQ.
Перегляньте відео про важливість грамотного спілкування:
Тож перше, що варто зробити – це навчити їх [своїх працівників] говорити з вами мовою рішень – не приходьте до мене без пропозицій, подумайте перед тим, як морочити голову свому керівникові – може, це можна вирішити без його участі? А від несанкціонованого вторгнення у ваш час найкраще допоможе встановлення певних годин для консультацій чи, наприклад, профілактичних зустрічей, адже перше завдання керівника – так організувати роботу своїх працівників, щоб їм нічого не бракувало і вони могли повноцінно зосередитися на виконанні своїх завдань.
Відволікати може керівник: для багатьох керівників їхні працівники виконують роль психологів і психотерапевтів, а не тих, хто мав би займатися власною кар’єрою і професійно зростати, штовхаючи компанію вперед до нових висот. Керівник, який кричить, проводить нараду понад годину, свариться, лається, вантажить своїми проблемами, погрожує, надто нечітко висловлюється, не знає, чого хоче, має залежності, щось комусь демонструє, самоутверджується на слабших – просто займається самотерапією власних психологічних проблем на своєму колективі.
Не дозволяйте нехтувати вашим часом, незважаючи на посаду, ранг чи статус керівника. Вчіться у нього і переймайте все, що він вам дає, але не дозволяйте йому зневажати ваш час. Виробіть собі правило спілкування з керівником: якщо я підходжу, то чітко знаю, чого хочу і буду максимально стислий та лаконічний у своїх висловлюваннях, цінуючи ваш час, і прийму будь-яке ваше рішення, однак
проситиму про таке саме ставлення і до мого часу.
На якій посаді ви б не були, завжди доцільно вміти правильно комунікувати. Цей курс вас може зацікавити: «Мистецтво відповідального спілкування: як знайти порозуміння з ким завгодно?»
Не перевиховуйте своїх співробітників, якщо в майбутньому не бачите їх своїми працівниками чи бізнес-
партнерами. З одного боку, люди навколо нас – наче сусіди по купе у потязі: хтось підсідає, хтось виходить, але направду варто змінювати тільки тих, з ким ми їдемо до кінцевої зупинки! Інших сприймайте такими, які вони є, і не гайте часу на зміну людей, за життя яких ви не готові взяти повної особистої відповідальності.
З іншого боку, ніколи не обмежуйте час на глибинне спілкування з найближчими. Саме з такого спілкування створюються найчистіші емоції і виникає новий виток натхнення й ефективності. Направду, для багатьох людей сама робота є суцільним хронофагом – людина засиджується на ній, стає зашкарублою, негнучкою, несприйнятливою до нових рішень. Замість того, щоб розвивати власні таланти, створювати і залучати до неї якнайбільше своїх можливостей, людина «протирає штани», ходить на роботу, бо «всі так роблять і треба чимось займатися». Тож якщо ваша організація – неефективна, пропонуйте своєму керівникові рішення з удосконалення, а якщо до вас не прислухаються – йдіть звідти геть! І не варто обманювати себе якоюсь складною ситуацією на ринку праці, хорошим колективом чи доброю зарплатою – це все перехідне і тимчасове, а вироблені звички залишаться з вами до кінця.
Як на мене, направду добра ідея – щодня записувати собі у щоденнику кількість часу, яку ви приділяєте тій чи іншій діяльності, щоб знати справжню ціну свого часу, а окрім того, володіти інформацією – куди дівається ваш час, чи не йде він, бува, на відволікання і цілі інших людей.
Уривок з книги Романа Кушніра «Дій».
