Якщо у вас уже є кандидат на робоче місце, то тепер його потрібно «ввести у суть справи», провівши упродовж декількох днів чи навіть тижнів інструктаж із практичними завданнями. Яким він може і має бути в ефективній компанії?
1. Наставник із виділеним часом на комунікацію
Найперше потрібно визначити відповідального у компанії за інструктаж майбутнього стажера. І, окрім цього, призначити час регулярних зустрічей з обговоренням питань, які виникли або мали би виникнути. В ідеалі такий список має бути роздрукований, як на співбесіду («Які ваші враження від компанії?», «Що ви для себе зрозуміли?», «Що, на вашу думку, можна було би робити по-іншому?» тощо). Бо спонтанно генерувати такі питання дуже енергозатратно і несистемно. А якщо не виділити час, то він розподілятиметься ситуативно і «за залишковим принципом», тобто якісної комунікації не буде.
2. Інформація про компанію, її клієнтів і продукти
У мене в компаніях існує єдиний каталог, у якому є і історія організації, і деталізований опис продуктів, які ми надаємо, і клієнтів, з якими співпрацюємо. Колись зібрав матеріал із усіх флаєрів, листівок і з сайту у єдиний друкований каталог, який однаковий як для зовнішнього, так і для внутрішнього клієнта. Наявність каталогу у друкованому або цифровому форматі, де є процес ціноутворення, опис ключових визначень, відмінності між продуктами й інша корисна інформація, – дозволяє суттєво зекономити час на пояснення одних і тих самих питань різним стажерам. Якщо вас цікавить приклад такого каталогу, пишіть на roman@spe.org.ua, я надішлю.
Під час стажування слід звернути увагу на тип потенційного працівника. Перегляньте теамтичне відео:
3. Перелік правил роботи в компанії і критеріїв оцінки роботи
Чи не найважливіший пункт, у якому детально описані правила взаємодії у колективі, способи вирішення конфліктних ситуацій, перелік програм, які потрібно освоїти, і лінків на них. У мене, наприклад, ще написані правила роботи за комп’ютером, принципи роботи з інформацією, перелік штрафів, тобто що не можна робити, список гарячих клавіш, якими необхідно вміти користуватися, щоб не підпирати підборіддя лівою рукою і не набирати текст одним пальцем (це, до речі, заборонено у компанії). Можете внести у перелік усе, що, на вашу думку, важливо для роботи компанії, але також обов’язково мусить бути критерій оцінки роботи майбутнього працівника на цій посаді. Людина має право знати, що цінується у її щоденних діях і на основі чого характеризуватимуть її роботу.
Для наших клієнтів ми узагалі готуємо так звану «Азбуку менеджера» – перелік усього, що має знати працівник про компанію ще до того, як почне виконувати будь-яку роботу. Традиційно вона складається із двох розділів, можете замовити таку і для себе:
Розділ 1.
- Про компанію
- Цінності компанії
- Історія компанії
- Цілі компанії (стратегічні і тактичні)
- Організаційна структура
- Посадові обов’язки
- Регулярні завдання
- KPI за посадою
- Міфологія компанії (основні історії)
Розділ 2.
- Про роботу у компанії
- Принципи, які допомагають стати успішними у компанії
- База потреб клієнтів
- База сумнівів і непідтверджених потреб клієнтів
- База заперечень клієнтів
- База проблемних ситуацій
- База проблемних питань
Контактуйте з автором блогу Романом у соцмережах: Instagram, TikTok.
4. База лінків і скорочень у компанії
Можливо, надавати доступ до контактів і лінків на потрібні файли варто на пізнішому етапі, однак, з іншого боку, це можна зробити і під час стажування, все залежить від того, яка саме там інформація записана. У мене у компаніях, наприклад, завжди є один файл, у якому зібрані усі лінки на поточні проекти й інша загальнодоступна інформація, якою може скористатися навіть стажер, хоча ми даємо доступ до цього файлу на різних етапах, залежно від посади. А от скорочення, які використовуємо у компанії, стажер має вивчати із першого ж дня. У нас, наприклад, їх понад 100, починаючи із кодів продуктів і завершуючи прізвищами працівників та скороченнями результатів телефонних розмов.
5. Інструменти для самотестування
З самого початку людина має інтенсивно навчатись, і допомогти їй у цьому може система самотестування. Тобто перевірка рівня знань про продукти компанії, опитування щодо знижок чи програм лояльності або навіть аналізатор якості телефонного дзвінка. У нас існує система, згідно з якою людина може проаналізувати якість свого листа, телефонної розмови і навіть те, що дозволить їй стати успішною у нашій компанії. Як на мене, це особливо цінно на перших етапах роботи, а далі – хіба для самоконтролю. Така система може бути налагоджена і у вигляді чек-листів, які людина заповнюватиме після кожної дії.
6. Екзамен
Варто пам’ятати, що людина набагато відповідальніше ставитиметься до усіх етапів, описаних вище, коли знатиме: у кінці стажування її очікує екзамен. Відповідно, доцільно передбачити певне письмове чи усне опитування і зробити його не формальним проведенням часу, а практичним інструментом для удосконалення своєї системи переведення кандидата у стажера, а далі і в адаптера. Зрештою, екзамен – ознака того, що у компанії існують критерії, згідно з якими вона вибирає собі працівників, і що вона має правила, яких сама готова неухильно дотримуватися.
Розвиваймося разом у «Бізнес-клубі SPE»!
Підсумок
Загалом за перші дні стажування людина має отримати максимально багато інформації про те, як відбувається процес роботи у компанії. Інформації системної, структурованої, у прописаному вигляді. На жаль, більшість українських компаній нічого схожого не має, і тому цей важко залучений стажер має хвостиком ходити за кимось, хто його приймав на роботу, і зазвичай виконувати якісь безглузді рутинні завдання або, ймовірніше, дрібні доручення у форматі «старшого, куди пошлють». Яка жахлива трата так важко здобутого людського ресурсу!
Одразу зазначу, що, можливо, для когось КАНДИДАТ, СТАЖЕР і АДАПТЕР зіллються в одну масу, і це нормально, адже то лише умовні стадії, які плавно переходять одна в одну. Тобто це не нарізана плястерками ковбаса, а річка, русло якої протікає від одного вигину до іншого. Тому, не намагаючись уже аж занадто розділяти етапи життєвого циклу працівника компанії, перейдемо до наступних рівнів.
Уривок з книги Романа Кушніра «Б-Бізнес».
Завжди раді бачити вас на нашому курсі для бізнесових людей «Бізнес-інкубатор».
